종합약국―전화 상담관리, ARS와 CRM 사용으로 생기는 변화

종합병원 근처에 위치한 약국들에는 하루에도 수십 통씩 전화 문의가 옵니다. 처방전 조제 문의, 건강기능식품 상담, 재고 확인 처럼 한 명의 직원이 유선전화로 모두 응대하다 보면 정작 매장을 찾는 고객 응대는 뒷전이 되기 쉽죠. 아톡비즈 ARS와 CRM 고객관리로 종합병원 처럼 규모가 큰 병원 주변에 위치한 약국들의 응대 부담을 줄인 방법을 알아보겠습니다. 어떤 상황이었나요? ​1. 종합병원 인근에 위치해 전화 문의량이 많은 약국 2. 기존 LG,KT 등의 통신사 통화관리 프로그램을 사용중이지만, 통화 이력이나 녹취 등 관리 기능이 충분치 않아 불편함을 겪음 3. 통화 문의 플로우를 구성하고, 통화 이력을 한 눈에 캐치하며 녹취와 기본 CRM을 검토하고 싶음 어떻게 해결할 수 있을까요? ​ARS(IVR)로 상담 유형부터 구분하기 ​약국,병원처럼 문의 유형이 뚜렷하게 갈리는 업종의 경우 전화가 연결되기 전에 상담 종류를 먼저 구분하는 것만으로도 응대 부담을 줄일 수 있어요. 1. ARS 시나리오 설정: "건강기능식품 상담은 1번, 전문약 상담은 2번, 그 외 문의가 필요하시다면 3번을 눌러주세요." 처럼 문의 유형별로 안내 멘트를 설정해, 담당자가 미리 어떤 상담인지를 파악한 상태로 전화를 응대할 수 있어요. 2. 고객 선택번호 별 자동연결: 1번(건강기능식품) 은 약국 매장 유선전화로, 2번(전문약 상담)은 담당 약사의 모바일 회사전화로, 3번 그 외 문의는 다른 약사의 모바일 회사전화로 자동 연결 시켜 전화기를 수동으로 전달하거나 매번 착신설정 등 불필요한 요소를 없애 약국 업무 효율을 높입니다. 3. 콜백: 상담이 몰리거나 부재중으로 바로 답하지 못한 전화는 콜백 리스트에 분류되어 리스트 확인 뒤 고객에게 회신하기 편리해요. CRM으로 고객/상담이력 관리 + 녹취 1. 통화이력 관리: 언제,얼마나 통화했는지 이력이 자동으로 쌓입니다. 상담원이 바껴도 시간 순서별로 상담을 확인할 수 있고 각 통화별로 상담과 처리이력을 기록할 수 있어요. 2. AI 통화요약: 고객과 통화가 종료되면 AI가 상담내용을 자동으로 요약합니다. 상담이력에서 AI 아이콘을 클릭하면 STT로 변환된 전체 상담내용 뿐 아니라 주요 키워드 부터 결정된 사항, 할일 등 통화 주요 내용을 자동 정리되어 확인이 가능해요. 3. 녹취: 업무에서 '통화 녹취'는 나중에 다시 확인하거나, 담당자 간 인수인계 시 참고 자료로 활용할 수 있습니다. 복약 안내 또는 가격고지 처럼 정확한 전달이 중요한 통화상담에서 필수적이에요. 함께 고려해볼 만한 기능이 있다면? ​오늘 함께 알아본 케이스에서는 아톡비즈 CRM, ARS 와 함께 고려할만한 업무용 서비스로 채팅상담이 있습니다. 전화 문의에만 의존하고 있다면 국내 다수사용 플랫폼인 카카오, 네이버의 '채팅문의' 기능을 활성화 해보세요. 그 후 전화 뿐 아니라 카카오채널톡, 네이버 톡톡 등 상담원이 채팅 화면에서 모든 경로의 문의를 '구분'하여 응대할 수 있어요. 영업시간,재고확인처럼 간단한 문의는 전화 사용대신 채팅으로 분산하여 자주쓰는 문구와 같은 기능 클릭 한 번으로 응대 부담을 줄일 수 있죠. 신청 완료 후 빠른 시간내에 사용이 가능한 아톡비즈 업무 솔루션, 약국이 아닌 다른 법인 또는 별도 사업체를 함께 운영 중인 경우에도 추후 구성 변경이 가능해요. 지금 온라인으로 간편하게 견적 컨설팅 받아보세요.

공공기관/경제단체 ― 반복되는 단순문의 ARS로 해결하세요.

반복되는 단순문의 ARS로 해결하세요. [🚩케이스 요약] ◾고객: 고객 상담을 지원하는 공공기관/경제단체 ◾ 운영 형태: 대표번호 1개, 상담원 1명이 모든 전화 응대 ◾고민 홈페이지 등록 안내가 반복적·단순 업무인데, 매번 상담원이 직접 응대 홈페이지 등록이 선행되어야 상담이 가능한 구조라 등록 유도를 자동화하고 싶음 다만 모든 전화를 자동 종료시킬 순 없어 필요한 건은 상담원 연결도 함께 필요 ◾도입 상품: IVR, IVR메시지, OFFICE ◾기대효과 홈페이지 등록 안내를 ARS와 문자로 자동화 단순 무늬와 실제 상담이 필요한 문의를 구분해 연결 여러 담당자가 함께 응대할 수 있는 ARS 구조 기업 지원 업무 특성상, 하루에도 비슷한 문의가 반복해서 들어오는 경우가 많아요. 이번에 문의주신 고객님도 "안내만 하다 적장 필요한 상담에 쓸 시간이 부족"해서라는 고민에서 시작됐어요. 💡이런 분들께 이 글을 추천드려요. 단순, 반복 안내 때문에 정작 중요한 상담에 시간을 못 쓰는 분 상담원 연결 전에 특정 절차(등록, 신청)를 먼저 유도하고 싶은 분 소수 인원이 전화를 몰아 받고 있어 분산이 필요한 분 전화 한 통 한 통이 다 같은 안내였어요. 고객님은 하나의 대표번호로 걸려오눈 전화를 혼자 응대하고 계셨어요. 그런데 문의의 상당수가 "전문의원 상담을 어떻게 신청하나요?"라는 같은 내용이었습니다. 상담을 받으려면 먼저 홈페이지에서 상담 신청이 필요한 구조인데, 이 안내를 매번 전화로 반복 정작 상담원이 직접 대응해야하는 문의와 단순 안내로 끝나는 문의가 섞여서 들어옴 정리하면 고객님이 원하는 방식은 두가지였습니다. 반복되는 안내는 자동화하되, 필요한 상담 건은 놓치지 않고 상담원에게 연결되는 구조였습니다. 단순 안내는 ARS와 문자가, 중요한 안내만 상담원 연결 1) 홈페이지 등록 안내 ― ARS 자동 응대 전화가 들어오면 ARS가 먼저 응대해서 홈페이지 등록 절차를 안내해요. 상담원 연결 없이도 홈페이지 등록 방법을 안내받을 수 있어 반복 응대가 줄어들어요. 2) 문자도 함께 자동 발송 ARS 안내 후 신청자가 바로 등록할 수 있도록 홈페이지 등록 신청 주소를 문자로 함께 발송했어요. 3) 필요한 경우에는 상담원 연결 시나리오 추가 모든 전화를 ARS로만 응대할 수는 없었어요. 그래서 별도 문의가 필요한 경우 ARS내에서 상담원 연결을 선택할 수 있는 시나리오를 함께 구성했어요. 4) 필요한 문의는 여러 담당자가 함께 응대 여러 담당자가 함께 전화를 받을 수 있는 방식으로 운영해 특정 담당자에게 전화가 몰리지 않고 보다 빠르게 응대할 수 있어요. 단순 안내는 줄이고, 상담은 필요한 곳에서만 반복되는 안내 업무를 자동화하는 것만으로도, 상담원이 정작 중요한 상담에 집중할 수 있는 여유가 생겨요. 여기에 여러 담당자가 함께 응대할 수 있는 구조를 적용하면 특정 담당자에게 쏠리던 부담을 줄일 수 있습니다. 비숫하게 반복 안내 업무 때문에 고민이시라면, 문의주시길 바랍니다. 운영 방식과 인원에 맞춰 시나리오를 설계하고 정확한 견적서를 보내드리겠습니다.

실제 고객 문의로 알아보는 IVR(ARS) 다국어 지원

실제 아톡비즈에 문의하시는 담당자분들 중 "IVR에서 다국어 지원이 가능한지" 물어보시는 사례가 종종 있어요. 제조업·물류·유통 등 외국인 근로자나 법무법인·핀테크·통신 등 해외거래처와 접점이 많은 업종일수록 이 니즈가 더 뚜렷해지죠. IVR 다국어 지원 플로우 ​최근에 이런 문의가 왔었습니다. "IVR에서 영어나 중국어가 지원되나요? 추가로 베트남어도 가능한지 궁금합니다. 전화가 연결되면 언어를 먼저 선택하고, 선택된 언어로 안내하고 싶어요. 그리고 상담원 연결 선택도 가능했으면 좋겠어요." 이처럼 영어,중국어,일본어 외에도 다양한 다국어 ARS수요는 단순히 '안내음성을 외국어로 송출' 하는것이 아니라, 언어선택 → 해당 언어로 안내 → 상담원연결/자동안내 까지 완결된 플로우가 필요합니다. 아톡비즈 IVR 아톡비즈 IVR (ARS)는 기본으로 아래와 같은 자동응답 시나리오를 자유롭게 구성할 수 있어요. - 특정 시간 별 - 특정 요일 별 - 문의 유형 별 - 안내 목적 별 단순 음성안내부터 다소 복잡할 수 있는 N단계 대화 시나리오까지 기업 운영 환경에 맞게 설계가 가능해 사업장,기업,콜센터 등 IVR은 요즘 회사들은 기본적으로 도입되고 있습니다. 시간대별로 다르게 — 업무시간, 업무 외 시간, 점심시간마다 다른 안내 멘트 구성 요일별로 다르게 — 주중,주말,공휴일 마다 다른 안내 멘트 구성 문의 유형별로 다르게 — 배송,예약문의,A/S문의,주차/위치 안내 등 반복 문의 자동화 특정 안내목적 멘트 송출 — 명절,통화내용 녹음, 산업안전보건법 등의 안내로 상황별 멘트 추가 IVR 다국어 지원은 어떻게 되나요? ​아톡비즈 IVR은 기본적으로 한국어를 지원하지만, 기업의 운영 환경과 고객 구성에 따라 영어,중국어,베트남어 등 다국어도 IVR멘트 송출이 가능합니다. 필요한 언어와 메뉴 구성, ARS 자동메시지 전송 등 플로우 설계는 도입 시 담당자와 맞춤으로 세팅할 수 있어요. 아톡비즈 IVR 주요기능 ⓐ N단계 시나리오 구성 단순 음성 안내부터 N단계별 음성 안내 시나리오까지 구축할 수 있어요. 업종·운영 구조에 따라 자유롭게 설계할 수 있어, 회사 규모에 상관없이 대기업 콜센터 수준의 안내 체계를 갖출 수 있죠. ⓑ CRM연동 아톡비즈 CRM과 IVR연동으로 고객관리 프로그램의 기존 고객을 자동으로 구분하고, 담당 부서 또는 담당자에게 바로 연결할 수 있어요. ⓒ 통계확인 전화 수신부터 종료까지의 과정 데이터를 관리자 페이지에서 확인할 수 있어요. 어떤 메뉴에서 이탈이 잦고, 문의 피크 시간대는 언제인지 파악하면서 ARS 시나리오를 지속적으로 보완하여 고객 편의성을 높일 수 있습니다. ⓓARS메시지와 함께 사용하기 ARS 자동 음성 안내 후, 미리 설정한 문자를 발신자에게 자동으로 전송하는 기능이에요. 반복되는 기본 안내사항부터 채팅상담으로 연결하는 URL링크, 위치 안내 지도 이미지, 홈페이지 URL, 상담 전 확인이 필요한 항목 등을 자동 문자로 전송해 반복 업무를 최소화 할 수 있습니다. FAQ 자주묻는 질문 ​Q. 다국어 IVR 설정 시, 언어 별로 IVR메뉴 구성을 다르게 할 수 있나요? A. 네. 예를들어 한국어 선택 시 5개 메뉴 플로우로, 영어 선택 시 3단계로 단순화하여 음성안내하는 방식입니다. Q. 한국어로 처음에 사용하다가, 추가로 일본어나 중국어를 추가하고 싶어요. A. 초반에는 기본설정인 한국어로 사용하시다가 아톡비즈 담당직원 또는 1877-8280으로 요청하시면 필요 언어와 메뉴 구성 확인 후 안내해 드립니다. Q. 제2외국어 ARS는 어떤 업종에서 쓰이나요? A. 외국인 근로자 비율이 높은 제조/물류업/해외 바이어와 전화 접점이 있는 무역/유통업, 외국인 고객 응대가 필요한 호텔/뷰티샵/병원 업종에서 주료 사용됩니다. 하지만 주요 고객이 국내 뿐 아니라 해외에서도 발생한다면 충분히 다국어 ARS 도입을 검토해볼 수 있습니다. "내가 선택한 언어로 안내받을 수 있는 회사" 라는 인상은 곧 서비스이자 신뢰로 이어집니다. 아톡비즈 IVR 은 다국어 지원부터 연동, 채팅상담까지 기업 전화 응대의 첫 시작을 설계할 수 있습니다.

멀티 브랜드 CS — 브랜드는 3개인데, 전화는 한명이 다 받고 있다면

브랜드는 3개인데, 전화는 한명이 다 받고 있다면 [🚩케이스 요약] ◾고객: 3개의 브랜드를 운영하는 멀티 브랜드 사업자 ◾운영 형태: 브랜드마다 타깃·메시지가 다른 멀티 브랜드 비즈니스 ◾고민 통합 대표번호 1개로 운영하면서 한명이 응대중. 브랜드가 늘어나면서 한 명이 감당하기 어려운 응대량. 어느 브랜드로 걸려온 전화인지 모른 채 응대. ◾도입 상품: OFFICE, 대표번호 그룹, 패턴발신 ◾기대효과 브랜드별 담당자가 나눠서 응대하는 구조로 전환 한 명에게 쏠리던 응대 부담 분산 브랜드가 더 늘어나도 번호만 추가하면 되는 확장 구조 처음에는 브랜드 하나로 시작했지만, 점점 둘이 되고 셋이 되는 순간이 오게 돼요. 사업이 점점 커지고 있다는 좋은 신호입니다.그런데 정작 전화는 여전히 대표번호 하나, 그리고 한명의 담당자만 전화를 다 받고 있다면 어떨까요? 브랜드가 늘어난 만큼 전화도 늘어나는데, 받는 사람은 그대로니까요. 이번에 문의주신 고객님도 이러한 부분에서 고민이 시작됐어요. 💡이런 분들께 이 글을 추천드려요. 여러 브랜드를 운영하는데 대표번호는 하나로 묶어 쓰고 계신 분 걸려온 전화가 어느 브랜드 건인지 몰라 매번 헷갈리는분 브랜드가 더 늘어날 예정이라, 지금 전화 환경을 정리해두고 싶으신 분 전화 문의는 늘어나는데, 받는 사람은 한명이었어요. 3개의 브랜드를 운영하고 계신 고객님은 브랜드마다 고객도 다르고 응대 톤도 달라야 하는데, 전화는 인터넷전화 대표번호 하나로 통합해서 쓰고 있었습니다. 문제는 그 하나의 번호를 한명이 전부 커버하고 있었다는 점이에요. 어느 브랜드로 걸려온 전화인지 모른채 전화를 받았어요. 브랜드가 늘어나면서 통화량도 같이 늘어서, 한 사람이 감당하기 어려운 수준이 됐어요. 고객님에게 먼저 물어보기 전까지 어떤 브랜드로 문의한 고객님인지 알 수 없었어요. 정리하면 고객님이 바라는 건 분명했습니다. 통합된 번호를 브랜드별로 나누고, 각 브랜드 담당자가 전화를 받는 구조. 그리고 가능하다면 발신할 때도 브랜드 번호를 골라서 걸 수 있으면 좋겠다는 것이었어요. 번호부터 멘트까지, 브랜드별로 나눴어요. 1) 한명에게 쏠리던 전화 ― 브랜드별 070번호로 분리 ​먼저 브랜드별로 전화번호를 나눠 개통 후 상담원도 브랜드별 담당자 1명씩, 총 3명으로 배정했어요. 2) 받기 전에 브랜드 자동 표시 전화가 인입되면 어떤 대표번호(브랜드)로 걸려온 전화인지 팝업으로 표시돼요. 덕분에 상담원은 받기 전에 이미 어느 브랜드 문의인지 알고, 그 브랜드에 맞는 인사와 톤으로 응대할 수 있어요. 3) 고객에게 전화 걸 때는 브랜드 번호를 골라서. 반대로 전화를 걸 때는 원하는 브랜드 번호를 선택해 전화를 걸 수 있어요. A브랜드 고객에게는 A브랜드 번호로, B브랜드 고객에게는 B 브랜드 번호로. 고객의 입장에서도 받았던 그 번호로 다시 연락이 오니 일관성이 생겨요. 4) 응대 품질 ― 녹취·ARS 통화 녹취: 모든 통화를 녹음해, 응대 내용을 나중에 다시 확인할 수 있어요. ARS: "전화 주셔서 감사합니다. OO 브랜드입니다. 잠시만 기다려주시면 상담원 연결해 드리겠습니다." 형태로 브랜드마다 멘트를 다르게 설정했어요. 브랜드가 늘었다면, 전화 환경도 같이 정리할 때 브랜드 하나로 시작한 비즈니스가 하나 둘 늘어나면서 커지는건 분명 좋은 일이에요. 다만, 업무 프로세스가 그 속도를 따라가지 못하면, 늘어난 브랜드 수만큼 응대 부담도 가중되고, CS 품질도 떨어지게 됩니다.이번 사례처럼 번호를 브랜드별로 나누고, 담당자를 지정하고, 인입 브랜드가 한 눈에 보이는 구조만 갖춰도 응대가 한결 가벼워져요. 거기에 녹취, ARS까지 더하면 규모가 작아도 제대로 갖춘 응대 환경을 만들 수 있습니다.지금 대표번호 하나로 여러 브랜드를 받고 계신다면, 한 번 상담 받아 보세요. 운영 중인 브랜드와 인원에 맞춰 구성을 잡고 정확한 견적서를 보내드리겠습니다. 💬자주 하는 질문 비슷한 고민으로 문의 주시는 분들이 많이 묻는 내용을 정리했어요. ① 브랜드가 더 늘어나면 어떻게 하나요? 번호만 추가하면 돼요. 지금은 브랜드 3개 = 대표번호 3개 구조이지만, 브랜드가 늘어나면 그만큼 대표번호와 담당자를 더하는 방식이라 확장이 자유롭습니다. ② 한 명이 여러 브랜드 번호를 같이 관리할 수 있나요? 네, 담당자별로 번호를 나누는 것도 한 명이 여러 번호를 함께 관리하는 것도, 하나의 번호를 여러명이 관리하는 것도 가능해요. 운영 인원과 업무 환경에 맞춰 유연하게 설계할 수 있습니다. ③ 비용은 어떻게 되나요? 번호 수, 적용 기능 등에 따라 구성이 달라져서, 정확한 비용 구조를 담은 견적서를 이메일로 보내드려요. 지금 쓰시는 환경을 알려주시면 거기에 맞춰 담당자가 견적서를 보내드립니다.

쇼핑몰 CS팀 — 아웃바운드 상담 이력을 팀 전체가 공유하는 방법 (채팅상담 까지 한 번에)

아톡비즈에는 매주 다양한 업종의 기업에서 문의가 들어옵니다. 그 중에는 많은 기업들이 공감할만한 고민을 문의하시는 분들이 있어요. 케이스노트는 아톡비즈로 들어오는 실제 문의를 바탕으로, 고객사가 어떤 문제를 겪고 아톡비즈가 어떻게 문제를 해결했는지 기록합니다. 1️⃣이런 문의가 왔어요 "고객 상담 내역을 팀원들끼리 간편하게 공유해서 보고싶어요. 주로 주문 내역 확인을 위한 아웃바운드 C/S가 많이 발생하며, 아웃바운드로 상담한 내용을 기록하고 팀에 공유가 잘 되어야 하는데 현재 이 부분이 어려운 상황입니다." 쇼핑몰을 운영하면서 주문 확인 아웃바운드 전화를 주로 처리하는 곳이었어요. 처음에는 상담원 한 명이 아톡 개인용을 써서 처리했는데, 회사 규모가 커지면서 상담원을 늘렸고 그때부터 문제가 생긴 케이스였죠. 한 명이 통화한 내용을 다른 상담원이 알기 어려우니, 같은 고객에게 중복 연락이 가거나 이전 상담 내용을 모르는 채로 전화를 다시 거는 일이 반복된거예요. 여기에 네이버톡톡, 카카오톡채널, 문자로도 문의가 들어오는데 채널마다 따로 확인해야 하니 응대가 더욱 복잡해진 상황이었습니다. 2️⃣왜 이런 문제가 생길까요? 아웃바운드 CS업무는 인바운드보다 더 체계적인 이력 관리가 필요해요. 고객이 먼저 연락해오는 인바운드와 달리, 아웃바운드는 우리가 먼저 연락하는 구조이기 때문에, 누가 언제 어떤내용으로 연락했는지가 팀 전체에 공유되지 않으면 혼선이 생길 수밖에 없습니다. 특히 팀 규모가 작을수록 별도 시스템 없이 메모장, 엑셀, 카카오톡 단체방으로 공유하는 경우가 많은데, 이는 상담원이 두 명만 되어도 한계가 드러납니다. ▪️상담 기록이 개인 기기나 개인 메모에 흩어짐 ▪️실시간 공유가 안되어 중복 연락 발생 ▪️채널(전화, 문자, 채팅)이 분산되어 통합적으로 파악이 어려움 ▪️담당자가 부재중일때 인수인계가 안됨 3️⃣아톡비즈로 어떻게 해결했나요? 해당 고객사에는 아톡비즈 CRM과 채팅상담 도입을 안내해드렸어요. 1)상담이력, 팀 전체가 실시간으로 공유 아톡비즈CRM은 상담 내용을 등록하면 팀원 모두가 즉시 확인이 가능해요. 누가 언제 어떤 고객과 통화했는지 어떤 내용을 상담했는지를 기록할 수 있고 다음 상담원은 그 내용을 보고 상담을 이어갈 수 있습니다. 아웃바운드 전화를 걸기 전에 이전 상담 이력을 미리 확인하고 전화할 수 있으니, 고객 입장에서도 또 같은 이야기를 해야하는 불편함이 확 줄어들어요. 상담 이력 공유의 의미는 '기록'이 아닌 '접근'입니다. 기록은 되어있어도 다른 상담원이 볼 수 없다면 공유가 아니에요. 2)담당자 지정으로 책임 상담 구조 만들기 고객마다 담당 상담원을 지정할 수 있어서 특정 고객은 A상담원이, 다른 고객은 B상담원이 담당하는 구조를 만들 수 있어요. 전화가 왔을 때 담당자에게 연결되고 부재 시에는 이관 처리가 가능합니다. 주문 확인 아웃바운드처럼 특정 상담원이 책임지고 처리해야 하는 업무에 특히 유용한 기능이에요. 3)전화 올 때 고객 정보가 자동으로, 스크린 팝업 고객에게서 다시 전화가 오면, CRM에 등록된 고객 정보와 이전 상담 이력이 화면에 자동으로 팝업됩니다. 상담원이 번호를 검색하거나 기억을 더듬을 필요 없이, 전화를 받는 즉시 '이 고객이 누구인지, 어떤 이력이 있는지'를 파악하고 응대할 수 있어요. 4)네이버 톡톡, 카카오톡채널, 문자 한 화면에서 통합 응대 이 고객사처럼 전화 외에 여러 채팅, 문자 채널이 함께 운영되는 경우, 채널마다 앱을 따로 열어서 확인하는게 큰 부담이에요. 아톡비즈 채팅상잠을 도입하면 네이버 톡톡, 카카오톡채널, 문자 등의 문의를 하나의 화면에서 통합 관리할 수 있습니다. 채팅상담과 CRM을 함께 사용하면 전화상담이력과 채팅 이력을 모두 고객 단위로 관리하는 구조를 만들 수 있어요. 채널은 달라고 고객은 한명입니다. 채널별로 흩어진 응대를 하나로 모으는 것이 상담 품질의 출발점이에요. 4️⃣도입 전후 비교 항목 도입 전 아톡비즈 도입 후 상담이력공유 개인메모, 구두 전달 CRM에서 팀 전체 실시간 공유 아웃바운드 중복 연락 확인 방법 없음 이력 조회 후 발신 가능 채팅/문자 응대 채널별 앱 개별적으로 확인 채팅상담 한 화면 통합 스크린 팝업 없음 (수동으로 검색) 수신 즉시 스크린팝업으로 고객 확인 아톡비즈에는 매주 다양한 업종의 기업에서 문의가 들어옵니다. 그 중에는 많은 기업들이 공감할만한 고민을 문의하시는 분들이 있어요. 실제 문의를 바탕으로 어떤 문제가 있었고, 어떻게 해결했는지 케이스노트에 기록합니다. 상담 공유 문제는 단순히 "기록을 남기자"는 것으로 해결되지 않아요. 기록이 팀 전체에 즉시 접근 가능한 형태로 관리될 때 비로소 공유가 됩니다. 아웃바운드 CS 업무처럼 상담원이 능동적으로 고객에게 연락하는 구조라면, 이력 관리와 공유 체계는 선택이 아닌 필수예요. 아톡비즈 CRM과 채팅상담이 어떻게 작동하는지 더 구체적으로 알고 싶으시다면 아래 온라인 문의를 남겨주세요. 감사합니다.

생활용품 도매업 및 종합 소매업 - 기존 IP폰을 스마트폰으로 대체할 수 있는 기업용 전화 솔루션

규모가 있는 도매 및 소매 기업은 회사 내 전화기로 IP폰을 많이 사용하고 있는데요. 신규 입사자나 전화 사용이 적은 부서(직원)에도 동일하게 IP폰을 지급하는 경우가 많아 불필요한 비용이 발생되기도 하죠. IP폰의 기기 비용 뿐만 아니라 통신비나 착신비용까지 함께 청구되기 때문에 관리 비용을 절감하기 위해서도 한 번 점검할 필요가 있습니다. 또한 외근이나 출장이 잦은 부서라면 별도의 업무폰 없이 개인 스마트폰으로 거래처 혹은 고객에게 간편하게 연락할 수 있다는 것도 아톡비즈의 장점이죠. IP폰 지속적인 구매 IP폰(인터넷선 연결형 전화기)을 사용하고 있다면 신규 입사자가 들어오거나 전화기가 고장날 때 지속적으로 구매해야 하기 때문에, 비용 부담이 꽤 큰데요. 직원이 100명 이상 되는 기업에서 모든 자리에 전화기를 하나씩 놓아야 한다고 하면, 전화기를 잘 사용하지 않는 직원들에게는 자리를 차지하는 기기밖에 되지 않습니다. 오히려 아톡비즈 모바일 회사전화를 도입해, 직원의 개인 스마트폰으로 070번호 or 대표번호(1877, 1555 등)를 발급받아 수발신하는 것이 더욱 효율적입니다. 별도의 통신 인프라를 구축할 필요가 없어 사용하기에도 간편해요. IP폰에서 사용하던 기능, 그대로 이용 아톡비즈는 IP폰에서 사용하던 솔루션을 그대로 이용할 수 있어 기업에서 사용하기 최적화되어 있습니다. 따라서 기존 사무실 전화기를 대체할 수 있는 상품이나, 전화기 구매 비용을 절감할 수 있는 솔루션을 찾고 있다면 아톡비즈를 사용하는 것을 추천드리죠. 당겨받기, 돌려주기 등 기존 오피스 전화 기본 기능이 그대로 유지되며, 요일과 시간에 따라 방해금지모드를 설정할 수 있어 워라밸을 보장 받을 수 있어요. 뿐만 아니라 수신 시 회사 전화와 개인 전화가 명확히 구분되며, 회사 주소록에 저장되어 있는 번호가 아니더라도 업무 전화인지 식별할 수 있습니다. 아톡비즈에서 이렇게 사용하면 돼요! 기존 IP폰의 방식의 소프트웨어를 스마트폰 앱 형태로 구동하는 것이 아톡비즈 솔루션의 방식인데요. 내부 소프트웨어가 동일하기 때문에 기존 전화 기능(당겨받기, 돌려주기 등 포함)을 앱에서도 그대로 사용하실 수 있어요. 또한 회사 공용 주소록에 연락처를 등록해두면 개인 휴대폰에 저장되어 있지 않은 번호라도 발신자명이 표시되어, 전화를 받기 전에 수신자을 인지할 수 있습니다. 전화 인입 시 회사 전화를 구분할 수 있는데요. 여러분은 카카오 보이스톡을 사용해보셨나요? 카카오 보이스톡처럼 전용 앱이 별도로 열리며 수신되는 방식이라 개인 전화와 업무 전화가 화면상에 명확히 구분되는 것이 특징입니다. 아톡비즈를 사용하면 업무 효율이 올라갈까요? 직원의 스마트폰에 어플을 다운받아 사용하는 것이므로, 신규 전화기를 구매할 필요가 없어 지속적으로 발생하던 전화기 구매 비용을 절감할 수 있습니다. IP폰의 기능을 그대로 사용할 수 있기 때문에 직원들도 금방 적응할 수 있고요! 특히 외근이나 출장이 잦은 직원들은 별도의 업무폰 없이 개인 휴대폰으로 거래처·고객 응대가 가능해 편의성이 향상됩니다. 아톡비즈 오피스 사용 시, 전화 뿐만 아니라 사내 메신저, 조직도, 게시판 등 다양한 기능도 무료로 제공하고 있으며 다양한 부가서비스(ARS, CRM, 통합채팅상담, 통화 후 자동문자, 녹취, 통화요약 등)와 결합해 업무 효율을 높일 수 있는 솔루션을 제공하고 있습니다. 직원들의 업무 전화를 IP폰이 아닌 스마트폰으로 이용할 수 있는 솔루션에 대해 궁금하신 분들은 아래 홈페이지로 채팅 문의 or 배너를 클릭하여 문의 남겨주세요!

통신 중개업 CRM 추천 — STT·AI 요약까지 되는 상담 솔루션

인터넷, IPTV, 렌탈까지. 통신 중개업은 한 회사에서 취급하는 상품 종류가 유독 많습니다.고객 한 명이 전화 한 통으로 "인터넷 설치하면서 IPTV도 같이 되나요? 공유기 렌탈은요?" 라고 물어보는 건 흔한 일이에요. 상담원 입장에서는 상품마다 조건이 다르고, 프로모션도 수시로 바뀌고, 고객별 이전 상담 내용까지 파악해야 하니 머릿속이 복잡할 수밖에 없습니다. 여기에 하루에 수십 통씩 응대하다 보면, 어떤 고객이 어떤 내용을 문의했는지 기억하기도 쉽지 않습니다. 상담원들이 겪는 현실적인 어려움 ​현장에서 상담원들이 가장 많이 호소하는 문제는 크게 세 가지로 나눠볼 수 있어요. ① 통화 중 메모가 버겁다 ​고객과 대화하면서 동시에 중요한 내용을 받아 적는 건 생각보다 쉽지 않습니다. 놓치는 내용이 생기고, 나중에 다시 확인하려 해도 메모가 불완전한 경우가 많아요. ② 이전 상담 내용 파악이 느리다 재문의 고객이 전화했을 때 "지난번에 어떤 얘기 나눴더라"를 파악하는 데 시간이 걸립니다. 고객은 이미 설명했다고 생각하는데 상담원이 다시 물어보면 불만으로 이어지기도 하죠. ③ 상담 품질이 사람마다 다르다 숙련된 상담원과 신입 상담원의 응대 퀄리티 차이가 크면, 고객 경험이 들쭉날쭉해집니다. 표준화된 상담 흐름을 만들기도 어렵고요. 통화가 끝나면 요약까지 - AI 요약이 바꾸는 상담 흐름 STT(Speech to Text)란 통화 음성을 자동으로 텍스트로 변환해주는 기술인데, 아톡비즈 CRM은 통화가 끝나면 단순히 텍스트로 변환하는 데 그치지 않고, AI가 상담 내용을 자동으로 요약해줍니다. "고객이 인터넷 신규 설치 문의. IPTV 결합 여부 확인 요청. 다음 달 이사 예정으로 일정 조율 필요." 이런 식으로 핵심만 정리된 요약문이 상담 이력에 자동 저장되며, 상담원은 고객과의 대화에만 집중할 수 있게 돼요. 재문의 고객 응대 속도가 빨라집니다. 이전 상담 요약을 보는 데 5초면 충분합니다. 인수인계가 쉬워집니다. 담당자가 바뀌어도 상담 맥락을 빠르게 파악할 수 있어요. 통화 후 처리 시간이 줄어듭니다. 메모하고 정리하는 시간을 AI가 대신합니다. 통신 중개업에 특화된 CRM, 이런 기능을 봐야 해요. CRM을 선택할 때 단순히 "고객 정보 저장되나요?"만 보면 안 됩니다. 통신 중개업처럼 상담 빈도가 높고 상품이 다양한 업종은 아래 기능들을 꼼꼼히 따져봐야 해요. ✔ STT + AI 요약 기능 통화 내용이 자동으로 텍스트화되고, 핵심 내용이 요약되는지 확인하세요. 상담원의 수기 메모 의존도를 크게 낮춰줍니다. ✔ 고객별 상담 이력 통합 관리 전화, 문자, 채팅 등 채널이 달라도 한 고객의 이력이 하나로 묶여야 합니다. 채널이 분산되면 상담 맥락이 끊기거든요. ✔ 빠른 고객 정보 조회 전화가 오는 순간 고객 정보와 이전 상담 내용이 자동으로 화면에 뜨는 기능이 있으면 응대 속도가 확연히 달라집니다. ✔ 상담 품질 모니터링 팀장이나 관리자가 상담 내용을 모니터링 할 수 있으면, 상담 품질 관리와 신입 교육에도 활용할 수 있습니다. 인터넷·IPTV·가전 렌탈·유심까지 다양한 상품을 다루는 통신 중개업에서 상담원의 역량은 곧 회사의 경쟁력입니다. STT와 AI 요약이 탑재된 CRM을 통해 상담원이 더 잘할 수 있도록 돕는 환경을 만들어주세요. 아톡비즈 CRM이 궁금하시다면, 아래 버튼을 통해 도입 상담을 신청해보세요. 실제 운영 환경에 맞춰 맞춤 솔루션을 제안드리겠습니다.

민간 체육 시설 · 헬스장에서 엑셀이 아닌 CRM 고객관리프로그램을 사용해야 하는 이유

​ 민간 체육 시설을 운영하다 보면 회원 한 명 한 명의 정보가 얼마나 중요한지 몸소 느끼실거예요.협약 센터 정보, 보증금·자부담금, 입금 확인, 환불 처리까지 이 모든 것을 엑셀이나 구글 스프레드시트로 관리하고 계시다면, 지금부터 한계를 느끼고 계실 가능성이 높습니다. 아톡비즈 CRM은 민간 체육 시설처럼 복잡한 회원 정보를 체계적으로 관리해야 하는 기업에게 적합한 클라우드 기반 고객관리 솔루션을 제공하고 있어요. 실제 민간 체육 시설 운영사가 문의한 내용을 바탕으로 CRM 도입이 어떤 변화를 만들어 내는지 살펴보겠습니다. 지금 엑셀 회원 관리, 어떤 문제가 있을까요? 많은 민간 체육 시설 운영사가 구글 스프레드시트로 회원 명단을 관리하고 있어요. 초기에는 접근성이 낮고 무료라는 강점 덕분에 무난하게 하용할 수 있지만, 회원 수가 늘어날수록 다음과 같은 문제가 반복되죠. ⚠️문제점 • 여러 담당자가 동시에 수정하면서 데이터가 충돌하거나 덮어씌워짐 • 카카오톡 채널, 네이버톡톡, 인스타그램DM, 메일, 전화 등 채널별 문의가 따로 쌓여 히스토리 파악 불가 • 입금 확인 · 환불 처리 등 상태 변경 시 수작업으로 일일이 수정 • 환불자 명단을 별도 시트로 분리하여 관리하다가 누락 발생 실제로 문의를 남겨주신 민간 체육 시설 운영사도 같은 고민을 갖고 계셨어요. 🗨️실제 고객 문의 "현재 구글 스프레드시트로 회원 관리 중이며, 카카오톡 채널·DM·이메일·유선전화로 소통하고 있어요. 회원별로 날짜/ 이름/ 전화번호/ 성별/ 연령/ 거주지역/ 협약센터/ 보증금/ 자부담금/ 입금일/ 계좌/ 확정 유무 등의 정보가 필요하며, 환불자 명단 관리가 필요해요." 아톡비즈 CRM, 민간 체육 시설에 이렇게 활용할 수 있어요. 아톡비즈 CRM은 고객 등록 항목을 직접 편집할 수 있는 커스터마이징 기능을 제공해요. 민간 체육 시설에서 꼭 필요한 항목들을 그대로 구성할 수 있죠. ① 회원 정보 항목 직접 설정 선택형 · 텍스트형 · 날짜형 · 카테고리형으로 항목을 자유롭게 구성할 수 있어요. ② 환불자 명단 별도 관리 환불 관련 항목을 추가로 생성하여 '환불'로 설정한 고객들만 추후 자동으로 분류 및 필터링을 해주시면 돼요. 환불자 명단을 별도 시트로 관리하다가 생기는 누락이나 혼선 없이, 한 화면에서 전체 회원 현황을 파악할 수 있어요. ③ 엑셀 업로드 · 다운로드 지원 기존 스프레드시트 데이터를 엑셀 파일로 그대로 업로드할 수 있어, 처음 전환할 때에도 데이터를 새로 입력해야 하는 번거로움이 없습니다. ④ AI 요약 기능 활용 채팅 상담 및 통화 상담을 진행한 후 AI가 직접 해당 내용을 텍스트로 변환하고 중요한 내용을 직접 요약해줍니다. 추후 해당 고객의 커뮤니케이션 이력을 파악해야 할 때 빠르고 정확하게 확인할 수 있어 효율적인 업무가 가능합니다. 카카오톡 · 네이버톡톡 · DM · 문자 등 다양한 채널 상담, 하나로 통합 현재 카카오톡 채널, 네이버톡톡, DM, 이메일, 유선전화로 따로 소통하고 계신다면 상담 이력이 채널별로 흩어져 관리가 어려워요. 아톡비즈 통합채팅 상담을 활용하면 이 문제를 한 번에 해결할 수 있어요. 채널 기존 방식 아톡비즈 통합채팅상담 카카오톡 채널 별도 페이지 확인 한 화면에서 통합 응대 네이버톡톡 별도 페이지 확인 한 화면에서 통합 응대 인스타그램 DM 별도 앱 개별 확인 한 화면에서 통합 응대 문자 (SMS) 일반 문자앱 사용 한 화면에서 통합 응대 웹챗 미지원 자사 홈페이지 연동 가능 PC와 모바일 동시 지원이 가능하기 때문에 외근 중에도 회원 문의를 빠짐없이 확인하고 응대할 수 있어요. 아톡비즈 CRM vs 엑셀관리 한눈에 비교하기 비교 항목 구글 스프레드시트 (엑셀) 아톡비즈 CRM 접근성 PC 중심, 모바일 불편 PC, 테블릿, 모바일 어디서든 접속 가능 항목 커스터마이징 수동으로 열 추가 항목 유형별 직접 설정 데이터 동시 편집 충돌 및 덮어씌우기 위험 담당자별 분리 관리 상담 채널 연동 불가 카카오 상담톡 · 네이버톡톡 · DM · 문자 등 통합 응대 환불자 관리 별도 시트 수동 분류 필터 · 카테고리 자동 분류 데이터 보안 파일 공유 의존 클라우드 권한 관리 전화 인입 시 고객 확인 수동 검색 필요 스크린 팝업 자동 표시 SMS/ 알림톡 발송 외부 툴 별도 사용 CRM 내에서 직접 발송 FAQ - 자주 묻는 질문 Q. 기존 구글 스프레드시트 데이터를 그대로 옮길 수 있나요? 네 가능합니다. 아톡비즈 CRM은 엑셀 파일 업로드를 지원하기 때문에 기존 스프레드시트 데이터를 .xlsx 형태로 내보낸 후 바로 업로드할 수 있어요. Q. 회원 항목을 저희 센터에 맞게 직접 구성할 수 있나요? 네. CRM 항목을 선택형 · 텍스트형 · 날짜형 · 카테고리형으로 직접 커스터마이징할 수 있어요. 협약센터, 보증금, 자부담금, 확정 유무 등 원하시는 항목 구성이 가능합니다. Q. 카카오톡 채널과 문자를 함께 관리할 수 있나요? 아톡비즈 통합채팅 상담을 함께 사용하면 카카오톡 채널, 인스타그램 DM, 네이버톡톡, 문자, 웹챗 등을 한 화면에서 통합 응대할 수 있어요. 채널별로 상담 이력이 분산되는 문제를 해결함으로써 응대 누락없이 운영할 수 있습니다. Q. 환불자 명단은 어떻게 관리하나요? 확정 유무 항목을 카테고리형으로 설정해 '확정/ 미확정/ 환불' 로 구분한 후 각 선택지에 따라 추가 선택 항목을 자동 생성할 수 있도록 세팅할 수 있어요. 이런 필터 기능으로 환불자 명단만 따로 조회하면 별도의 시트없이 통합적으로 관리 가능해요. Q. 모바일에서도 사용할 수 있나요? 네. 아톡비즈 CRM은 Web과 앱 모두 지원하고 있어요. PC와 모바일, 테블릿을 사용해 어디서든 동일한 데이터를 실시간으로 확인하고 편집할 수 있습니다. 민간 체육 시설처럼 복잡한 회원 정보와 다양한 결제 항목을 관리해야 하는 기업일수록 엑셀의 한계는 더욱 빨리 찾아오죠. 아톡비즈 CRM은 커스터마이징이 가능한 회원 항목 구성, 환불자 명단 통합 관리, 엑셀 업로드 지원, 통합채팅 상담 연동까지. 민간 체육 시설 운영에 꼭 필요한 기능을 한 곳에서 제공하고 있습니다. 아톡비즈 CRM 도입이나 기능에 대해 더 궁금한 점이 있으시면 아래 배너를 클릭하여 문의주세요!😀

지점/본사 분리된 기업과 외근이 잦은 기업, 회사 전화 어떻게 연결할까?

현장과 사무실을 오가는 직원이 많은 기업이라면, 이런 고민 한 번쯤 해보셨을거에요. "지점이 세 곳인데, 서로 전화 연결이 한 번에 안되어서 불편해요." "외근 중인 직원한테 고객 전화를 넘겨주기 어려워요." 실제로 아톡비즈에 접수된 문의 중에도 이런 사례가 있었어요. "지점에는 전화 시스템이 있는데 본사에는 없어서 소통이 단절돼요. 직원들이 외부 일정이 많아서 외근 중에도 회사 번호로 전화를 받을 수 있었으면 합니다." 지점과 본사가 물리적으로 떨어져 있고, 외근 비율이 높은 조직이라면 기존 유선전화 체계로는 대응 자체에 한계가 생깁니다. 오늘은 이 문제를 어떻게 해결할 수 있는지 구체적으로 살펴볼게요. 유선전화 방식이 가진 구조적 한계 유선전화는 자리를 지켜야 쓸 수 있죠. 외근 중인 직원은 개인 번호를 고객에게 노출하거나, 외근 후 돌아올 때 까지 전화를 놓칠 수 밖에 없는 상황이 반복됩니다. 이 구조에서 실질적으로 발생하는 문제들을 정리하면 다음과 같아요. ▶ 고객 응대 공백 → 연락을 놓치면서 신뢰도 하락으로 이어질 수 있음 ▶ 직원 개인번호 노출 → 회사 고객 데이터가 개인 기기에 남는 리스크 ▶ 지점/본사 간 번호 체계 불일치→ 내선 연결이나 전화 전달이 어려움 ▶착신전화 사용 시 추가요금 → 수신만 되고 발신은 개인번호로 노출 이런 문제들이 쌓이면 고객 서비스 품질 저하로 이어지고, 장기적으로는 고객 이탈 리스크도 높아집니다. 아톡비즈 오피스로 해결 아톡비즈 오피스는 앱을 통해 스마트폰·태블릿·PC 어디서든 회사 대표번호나 직통번호로 전화를 주고받을 수 있는 클라우드 기반 모바일 회사전화 서비스예요. 별도 전화기 설치 공사가 필요 없고, 착신전환 없이 앱 자체로 회사전화 역할을 합니다. ▶멀티 디바이스 지원: 스마트폰, 태블릿, PC에서 동시 사용 가능 ▶회사번호 수발신: 외근·재택 중에도 대표번호·직통번호로 연결 ▶착신전환 불필요: 별도 설정 없이 앱에서 바로 수신, 착신 요금 미발생 ▶내선 연결: 돌려주기·당겨받기 등 지점·본사 간 내선통화 지원 ▶개인번호 보호: 고객에게는 회사번호만 표시됨 ▶사내메신저·조직도: 앱 안에서 사내 커뮤니케이션까지 가능 ▶클라우드 기반: 서버 구축 불필요, 사무실 이전이나 자율좌석제 환경에 유연하게 대응 유선전화 vs 아톡비즈 오피스 항목 유선전화 아톡비즈 오피스 외근 중 회사번호 수발신 불가 앱으로 자유롭게 수발신 착신비용 착신번환 요금 별도 발생 없음 설치공사 필요 불필요 사무실 이전 대응 공사 재진행 필요 바로 사용 가능 이런 기업에 잘 맞아요 아톡비즈 오피스는 아래와 같은 조건에 해당되는 기업에서 실질적인 효과를 보고 있어요. ▶본사·지점·현장이 물리적으로 분산되어 있는 기업 ▶영업, 시공, 배송 등 외근 빈도가 높은 팀 ▶재택근무와 오피스 근무를 혼용하는 조직 ▶고객 응대 시 직원 개인번호 노출을 막고 싶은 기업 ▶잦은 사무실 이전이나 자율좌석제를 운영 중인 기업 지점·본사가 분리되어 있고 외근 비율이 높은 구조라면, 유선전화 중심의 기존 체계로는 고객 응대에 공백이 생기기 쉬워요. 아톡비즈 오피스는 이런 환경에서 앱 하나로 통화 흐름을 정리해주는 솔루션입니다. 도입이나 기능에 대해 더 궁금한 점이 있으시면 아래 배너를 통해 문의해주세요.😃