매장이 여러개라면 전화번호는 따로 필요하지만, 문의를 받는 직원들까지 매장마다 따로 있어야 할까?

스터디카페와 공유오피스, 그리고 업종 상관없이 지점이 여러개인 모든 업체들의 전화 통신 문제 솔루션입니다.

결론부터 말씀드리자면, 매장별 번호는 그대로 두고 근무 중인 직원이 전화를 받도록 연결하며, 어느 매장 문의인지 바로 확인하고

문자도 함께 관리할 수 있는 구성이 가능합니다.

어떤 상황인가요?

​1. 매장 4곳에서 서로 다른 번호를 사용하고 있었어요.

​두 매장은 휴대폰 번호, 나머지 두 매장은 LG인터넷전화 번호를 사용 중이었습니다. 각 매장이 개별적으로 전화를 받고 있었고,

새로운 시스템에 맞춰 대표번호를 변경하는 것도 고려중이라고 하셨어요.

2. 한 사무실에 모이지 않고, 각자의 휴대폰으로 응대하고 싶었어요. 

전화 응대를 위해 직원이 사무실에 상주하기보다, 각자의 위치에서 문의를 받길 원하셨습니다.

앞으로 매장이 더 늘어날 예정이라 이번 기회에 전화 운영 체계를 정리하고자 하신 케이스에요.

3. 근무시간에 따라 전화를 받을 사람이 달라졌어요. 

​오전·오후·야간과 주말의 담당자가 달라, 여러 매장으로 들어오는 전화를 해당 시간에 근무하는 직원에게만 연결되도록 운영하고 싶으셨어요.

어떻게 바꾸고 싶으셨나요?

→특히 전화 연결 과정에서 고객에게 "1번을 눌러주세요" 같은 선택 절차가 생기는 것은 원하지 않으셨습니다. 

→고객은 매장 번호로 전화만 하고, 내부에서 근무시간에 맞춰 연결되길 바라셨어요.

어떻게 구성하면 될까?

​1. 근무시간에 맞춰 담당자 아톡비즈 오피스 앱으로 연결

아톡비즈 오피스와 IVR 의 시간대별 연결 설정을 활용해, 매장으로 걸려온 전화를 근무중인 담당자 에게만 연결하는 방식입니다.

예를 들어 오전에는 직원인 A, 오후에는 B, 야간에는 C 매니저가 매장 상관없이 해당 시간에 응대하는 구성이에요.

주말도 운영 일정에 맞춰 연결 대상을 정할 수 있습니다.

→ 이때 각 시간대별 직원들은 본인의 스마트폰에 설치한 아톡비즈 어플로 전화를 받습니다. 개인 휴대폰 번호를 이용하지 않고

담당자별 아톡비즈 계정으로 연결되죠. 별도의 음성 안내나 고객의 버튼 입력 없이, 시간대에 따라 바로 연결될 수 있어요.

2. 대표번호 그룹으로 매장명 확인 후 응대하기

​스터디카페와 공유오피스를 함께 운영중이다 보니, 전화 수신 시 어떤 매장에서 걸려온 건지 쉽게 구분할 수 있어야 했습니다. 

어느 쪽 문의인지에 따라 첫인사와 안내내용이 달라지니까요. 

고객님께선 처음엔 휴대폰의 듀얼번호 방식도 생각하고 계셨으나, 아톡비즈의 대표번호그룹 기능만 설정하시면 

어떤 매장 번호에서 걸려온 전화인지 매장명을 바로 확인하고 구분할 수 있어요.

3. 여러 매장에서 고객과 주고받은 문자 한 곳에서 확인하기

​고객과 문의를 주고받을 때 통화 뿐 아니라 문자나 사진을 주고받을 일도 많아, 그 내용을 모든 직원들과 함께 공유하길 원하셨습니다.

PC나 앱에서 수신한 문자를 확인하고, 어느 매장에서 들어온 문의인지 구분해 답장할 수 있는 아톡비즈 채팅상담 기능이 있습니다. 

대표번호 뿐 아니라 네이버,카카오채널 등 많이 사용되는 메신저 또한 아톡비즈 채팅상담에서 한꺼번에 응대가 가능하고, 어떤 지점에서 온 것인지 구분이 가능해요.

고객이 A스터디카페 매장 번호로 문자를 보냈다면, 답장도 A스터디카페 매장 대표번호로 발송되는 방식이죠. 

→고객에게는 매장별 연락 창구를 그대로 제공하면서, 내부에서는 직원들이 문의 내용을 함께 확인할 수 있게 구성돼요.

이 문의에서 기억할 점

고객님이 원한 것은 매장 전화번호를 하나로 통합하는 것이 아닌, 응대를 근무 중인 직원이 통합해서 맡는 것이었습니다.

매장이 늘어나거나 교대 근무자가 여러 명이라면 전화번호 수와 함께 누가/언제/어떤 매장의 문의를 받을지를 먼저 정리해야 합니다.

아톡비즈에서는 현재 사용하는 번호와 근무 일정, 문자 이용 방식 등을 확인해 업무 환경에 맞는 구성을 컨설팅해 드립니다.

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