회사에서 사용하는 대표번호가 만들어지고나면 회사 업무가 어느정도 해결됐다고 생각하기 쉽습니다.
하지만 대표번호는 전화를 받는 창구일 뿐이죠. 문의를 부서별로 나누고, 못 받은 전화를 다시 확인하고, 외근 중에도 개인번호 노출없이 응대하기 위해서는 그 기능들까지 함께 갖춰져야 해요.
아톡비즈에서는 이런 전화 응대의 불편함을 위한 솔루션으로 모바일회사전화(OFFICE), IVR(ARS), 콜백 기능을 함께 활용할 수 있습니다.
회사 대표번호가 있음에도 전화 업무가 계속 불편한 이유와 각 기능이 어떤 문제를 해결할 수 있는지 알아보겠습니다.

당신의 회사 전화 업무가 계속 불편한 이유

대표번호에 착신전환을 설정하면 담당자의 휴대폰으로 전화를 받죠. 하지만 전화가 여러건이 들어오거나 담당자가 통화중인 경우, 부서별로 문의를 나눠야 하는 경우까지 대표번호 하나만으로 처리하기는 어렵습니다.
외근 중 회사번호로 다시 전화를 걸거나, 부재중 문의들을 따로 '관리'하는 것도 별도의 기능이 필요해요.
즉 대표번호는 전화의 시작점이고, 실제 전화 응대는 그 뒤로 이어지는 연결·분류·회신 과정까지 관리가 되어야 완성됩니다.

문제점① 모든 문의를 모두 직접 받아야 한다 → IVR(=ARS)

문의가 몰리는 시간대, 여러 부서가 하나의 번호를 사용하는 환경에서는 상담원이 전화를 받아 일일이 문의 내용을 확인하고 담당자를 연결하고 있을 거에요.
아톡비즈 IVR은 전화가 들어왔을 때 안내 음성을 통해 문의 유형을 먼저 구분하고 적절한 부서나 담당자로 연결할 수 있게 만듭니다.

• 시간·요일별 안내 시나리오 설정
• 부서·담당자별 자동 연결
• CRM 연동을 통한 고객 구분 및 담당자 연결
• ARS안내 후 채팅상담·이메일 문의 등 안내 링크 문자 발송

IVR이 전화의 1차 분류와 응대를 맡으면 상담원은 실제 상담이 필요한 문의에 더 집중할 수 있게 됩니다.

문제점② 못 받은 전화가 그대로 문의 이탈로 이어지고 있다 → 콜백

상담원이 모두 통화중이거나 자리를 비운 사이 들어온 전화를 놓치면 고객은 다시 전화를 걸어야 합니다.
회신이 늦어지면 꼭 필요한 문의가 아닌이상 다른 업체로 넘어갈 수도 있죠.
콜백 기능을 활용하면 자동으로 부재중 리스트를 수집하여 통화가 연결되지 않았을 때 발신자 정보를 확인해 이후 다시 연락할 수 있어요.

• 통화 불가 시 발신자 번호 수집
• 회신이 필요한 번호를 확인
• 회사번호로 다시 발신 가능
• 부재중 문의 누락을 줄이는 보완 기능

특히 전화 문의 비중이 높거나 담당자가 자주 자리를 비우는 업종이라면, 대표번호만 운영할 때 생기는 미스콜을 줄이는 데 유리합니다.

문제점③ 외근 시 개인번호로 수발신 해야한다 → 모바일 회사전화(OFFICE)

외근이나 재택근무가 있는 부서, 팀에서는 사무실 밖에서도 회사번호를 '그대로, 간편하게' 사용할 수 있어야 합니다.
아톡비즈 모바일회사전화는 별도의 유선전화기 없이도 PC, 휴대폰, 태블릿 등을 활용해 인터넷 환경에서 회사번호로 전화와 문자를 수발신 할 수 있는 모바일회사전화 서비스에요.

• 발신 시 개인번호 대신 회사번호로 표시
• 개인 휴대폰에서도 APP 사용으로 회사번호로 문자, 전화 수발신
• 사내메신저, 조직도, 주소록 사용
• 사무실 이전이나 자율좌석제 환경에서도 유연하게 활용

이 3가지 기능을 함께 사용할 수 있어요

대표번호를 전화의 입구라고 생각한다면 각 기능의 역할은 명확합니다.

1. 전화가 몰릴 때 문의를 일일이 분류해야 한다 → IVR(ARS)

2. 못 받은 전화를 놓칠 수 있다 → 콜백

3. 외근 중 개인번호로 고객과 전화, 문자 하는것이 부담스럽다 → 모바일 회사전화

각 기능은 따로 사용할 수도 있지만 함께 구성하게 되면

전화 유입 → 문의 분류 → 담당자 연결 → 부재중 회신 → 회사번호 발신 까지 하나의 흐름으로 관리할 수 있게 돼요.

번호 자체보다 대표번호 뒤에서 전화가 어떻게 연결되고, 관리되고 있는지를 먼저 확인해 보는것이 필요합니다.