아톡비즈 채팅상담 솔루션, 제대로 알고 활용하기

최근 기업들의 고민 중 하나는 고객 접점이 너무 많아졌다는 점이에요. 카카오톡, 네이버 톡톡은 기본이고 인스타그램 DM과 전국대표번호 문자까지, 다양한 채널로 들어오는 문의를 제때 확인하지 못해 골든타임을 놓치는 경우가 빈번하죠. 이런 문제를 해결하기 위해 분산된 채팅 채널을 하나로 묶어 업무 효율을 극대화하는 아톡비즈 채팅상담 솔루션의 핵심 기능과 활용법을 자세히 소개해 드릴게요. 아톡비즈 채팅상담 솔루션이란? 아톡비즈 채팅상담은 여러 플랫폼에서 발생하는 고객의 채팅 문의를 하나의 통합 대시보드에 모아 실시간으로 응대할 수 있는 클라우드 기반의 솔루션이에요. 과거에는 각 채널별로 사이트나 앱을 띄워놓고 확인해야 했다면, 이제는 아톡비즈 서비스 하나로 문자, 카카오톡, 톡톡, 인스타, 페이스북 문의를 한눈에 파악할 수 있습니다. 1) 강력한 채널 통합과 모바일 연동 - 전 채널 통합 관리:플랫폼별 계정을 여러 개 가지고 있어도 추가 결제 부담 없이 통합 관리가 가능해요. - PC & 모바일 동시 사용:사무실에서는 PC로, 외부에서는 스마트폰 앱으로 장소 제약 없이 상담을 이어갈 수 있어 응대 누락을 0%로 줄여줍니다. 2) 체계적인 상담 관리 시스템 - 히스토리 확인:고객이 과거에 어떤 문의를 했는지 상담 이력을 한눈에 볼 수 있어 중복 질문을 피하고 전문적인 응대가 가능해요. - 자주 쓰는 문구 설정:반복되는 질문에 대한 답변을 템플릿으로 저장해 클릭 한 번으로 전송하세요. - 처리 담당자 지정 및 분배:상담 유입량에 따라 상담원별로 문의를 균등하게 배분하거나, 특정 담당자에게 상담을 전달할 수 있습니다. 3) 상담의 질을 높이는 부가 기능 - 클릭 투 콜 (Click to Call):채팅만으로 설명이 부족할 때, 채팅창 내 버튼 하나로 고객에게 바로 전화를 연결할 수 있어요. - 상담 내용 공유:상담원끼리 상담 메모를 공유하거나 다른 부서로 내용을 전달하기 쉬워 협업 효율이 향상됩니다. 서비스 결합을 통한 고객 응대 환경 개선 아톡비즈 채팅상담은 단독 사용도 훌륭하지만, 다른 서비스와 결합했을 때 시너지가 더욱 큽니다. - CRM 연동:고객 정보와 주문 이력을 상담창 옆에서 바로 확인하며 상담하세요. 상담 후에는 내용이 자동으로 저장되어 추후 마케팅 자료로 활용하기 좋습니다. - ARS 및 080 수신거부 결합:유선 전화를 채팅으로 유도하여 단순 문의는 채팅으로, 깊이 있는 상담은 전화로 처리하는 등 상담 채널을 전략적으로 분산할 수 있습니다. 지금까지 아톡비즈 채팅상담 솔루션의 상세 기능과 장점을 알아보았습니다. 고객은 더 빠른 답변을 얻어 만족하고, 기업은 업무 시간을 단축해 본질적인 서비스 품질 개선에 집중할 수 있는 환경을 만들 수 있어요. 흩어져 있는 채팅 상담 채널을 체계적으로 관리하고 싶으시다면, 아톡비즈 채팅상담 솔루션을 통해 차별화된 고객 경험을 제공해 보세요. 더 구체적인 도입 문의나 무료 상담이 필요하신 분들은 아래 링크를 클릭해 주세요!

전화를 똑똑하게 분배하는 라우팅 기능 소개

아직도 단순히 먼저 온 전화를 차례대로 연결하고 계신가요? 이제는 고객의 전화상담 대기시간을 줄이고, 가장 적합한 상담원에게 연결하는 전화 라우팅 기술을 통해 전화 상담 업무를 효율적으로 구축하실 수 있습니다. 오늘은 똑똑하게 전화를 분배해 업무 효율을 올릴 수 있는 라우팅 기능에 대해 소개해드리겠습니다. 전화 라우팅 기능이란? 전화 라우팅은 전화가 걸려왔을 때, 미리 설정한 기준에 따라 전화가 상담원에게 자동으로 분배되는 기능을 말해요. 단순하게 특정 상담원에게 전화가 연결되는 방식이 아니라, 상황에 맞게 통화를 가장 오래 대기한 순서대로 또는 제품 구매 고객을 우선 연결하는 등의 여러 기준을 적용해 상담 전화를 자동으로 연결해줄 수 있어요. 전화 라우팅 14가지 시나리오 전화 라우팅 기능은 단순히 전화를 연결하는 기능이 아니라, 상담원 업무 분배와 고객 상담 경험을 동시에 고려해 다양한 방식으로 설정할 수 있습니다. 아래와 같이 총 14가지 라우팅 시나리오를 통해 기업 환경에 맞는 상담 분배 전략을 적용할 수 있습니다. 번호라우팅 방식설명 1최대 대기시간 우선"통화 대기중" 상태가 가장 오래된 상담원에게 우선적으로 전화가 분배됩니다. 2최저 통화시간 우선로그인 시간 기준으로 통화 시간이 가장 적은 상담원에게 우선적으로 전화가 분배됩니다. 3SKILL 기반 + 최대 대기시간 우선고객 등급을 확인하여 해당 등급 이상의 상담 스킬을 가진 상담원에게만 연결합니다. 조건을 만족하는 상담원이 여러 명일 경우, 대기 시간이 가장 긴 상담원에게 분배됩니다. 4SKILL 기반 + 최저 통화시간 우선고객 등급을 확인하여 해당 등급 이상의 상담 스킬을 가진 상담원에게만 연결합니다. 조건을 만족하는 상담원이 여러 명일 경우, 통화 시간이 가장 적은 상담원에게 분배됩니다. 5전담 상담원 Only (없을 경우 최대 대기시간 우선)고객에게 지정된 담당 상담원이 있을 경우 해당 상담원에게만 연결됩니다. 담당자가 없을 경우 최대 대기시간 기준으로 분배됩니다. 6전담 상담원 + 최대 대기시간 우선지정된 담당 상담원이 있을 경우 우선 연결합니다. 담당자가 없거나 통화 대기 상태가 아닐 경우 최대 대기시간 기준으로 분배됩니다. 7전담 상담원 + 최저 통화시간 우선지정된 담당 상담원이 있을 경우 우선 연결합니다. 담당자가 없거나 통화 대기 상태가 아닐 경우 최저 통화시간 기준으로 분배됩니다. 8직전 통화 상담원 + 최대 대기시간 우선가장 최근에 통화했던 상담원에게 우선 연결됩니다. 해당 상담원이 없거나 대기 상태가 아닐 경우 최대 대기시간 기준으로 분배됩니다. 9직전 통화 상담원 + 최저 통화시간 우선가장 최근에 통화했던 상담원에게 우선 연결됩니다. 해당 상담원이 없거나 대기 상태가 아닐 경우 최저 통화시간 기준으로 분배됩니다. 10균등 분배 (Round Robin)상담원 우선순위에 따라 순서대로 균등하게 전화를 분배합니다. 11균등분배 + SKILL 기반CRM 고객정보를 확인하여 신규 고객은 상담원에게 균등 분배하고, 기존 고객은 Skill 기반 + 최대 대기시간 우선 방식으로 연결합니다. 12균등분배 + 전담 상담원 + 최대 대기시간신규 고객은 상담원에게 균등 분배합니다. 기존 고객은 전담 상담원에게 우선 연결하며, 담당자가 없거나 연결이 어려울 경우 최대 대기시간 기준으로 분배합니다. 13발신 + 수신 최저 통화시간 우선최저 통화시간 계산 시 외부 발신 통화 시간까지 포함하여 통화 시간이 가장 적은 상담원에게 분배합니다. 14균등분배 + 직전통화 + 최대 대기시간신규 고객은 균등 분배, 기존 고객은 직전 통화 상담원에게 우선 연결하며 연결이 어려울 경우 최대 대기시간 기준으로 분배합니다. 상황별 추천 시나리오 ✅ case1. 상담원 간의 업무 형평성이 가장 중요해요. 적용 시나리오: 최저 통화시간 우선 또는 발신 포함 최저 통화시간 이유: 누구는 하루종일 통화하고 누구는 대기만 하는 상황을 방지하여 팀 내 불만을 최소화할 수 있어요. ✅ case2. 중요한 고객관리가 우선이에요. 적용 시나리오: SKILL 기반 시나리오 이유: 숙련도가 높은 상담원이 전담 마크하여 고객에게 프리미엄 케어를 받고 있다는 느낌을 줄 수 있어요. ✅ case3. 신규 고객 유치와 기존 고객 관리를 동시에 잡고 싶어요. 적용 시나리오: 균등 + SKILL + 최대대기 or 균등 + 전담 + 최대대기 or 균등 + 직전 + 최대대기 이유: 신규 고객은 모든 상담원이 균등하게 받되, 기존 고객은 담당자 또는 숙련도가 높은 상담원에게 바로 연결할 수 있어요.

개인 휴대폰으로 발신 시 회사 번호로 표시하기

재택근무와 외근이 일상화 된 지금 많은 직장인들이 사무실 전화를 착신전환을 걸어 개인 핸드폰으로 연결해서 사용하죠. 하지만 착신전환은 '수신'에 대한 부분만 가능하기 때문에 부재 시 다시 전화를 걸면 개인 번호가 노출이 되는 불편함이 있는데 이런 불편함을 해소할 수 있는 부분이 바로 아톡비즈의 OFFICE 서비스에요. 아톡비즈는 착신전환을 걸지 않아도 사무실 전화를 개인 핸드폰에서 바로 받을 수 있고 해당 번호로 상대방에게 걸 수 있는 발신 기능도 지원합니다. 사무실 전화 발신, 어떻게 가능할까? 1. 아톡비즈 App 설치 - 개인 핸드폰에 App을 설치하고 계정 로그인 후 사용할 수 있어요 *계정은 아톡비즈를 통해 개통 이후 사용 가능 2. 발신 1) 번호입력 : 일반적인 전화를 사용할 때와 같이 키패드에 번호 입력을 통해 발신 2) 연락처 : 개인 연락처 / 회사 공용 연락처를 통해 즉시 발신 3) 조직도(내선) : 조직도를 통해 사무실 직원에게 전화 발신 아톡비즈를 통해 전화를 걸면? 발신자가 App을 통해 전화를 걸었을 때 수신자의 화면 내 발신자의 사무실 번호가 표시 됩니다 이제 아톡비즈 OFFICE 서비스로 발신에 대한 불편함을 해소해보세요. 재택, 외근, 출장이 잦아 업무폰을 별도로 휴대할 필요가 없습니다 :)

고객 수신화면에 발신자 정보 표시할 수 있는 레터링 서비스(텍스트형, 이미지형)

"모르는 번호라 안 받았어요." 여론조사, 보험 상품 및 인터넷 가입 소개 등 스팸 전화가 일상이 된 요즘, 저장되지 않은 번호로 걸려온 전화를 무시하는 분들이 많아졌죠. 그 결과, 업무상 중요한 연락도 부재중으로 남는 경우도 반복되고 있는데요. 상대방 휴대폰에 번호가 저장되어 있다면 다행이지만, 대부분의 경우는 일일이 저장해두지 않죠. 따라서, 이 문제를 근본적으로 해결하는 방법은 바로 '발신정보표시 서비스(레터링)'입니다. 레터링 서비스(발신정보 표시) 란? 전화를 받는 고객의 화면에 발신자 정보를 미리 보여주는 서비스에요. 누가 전화했는지 알 수 있으니, 수신자 입장에서도 훨씬 안심하고 받을 수 있죠. 주요 효과 • 응답률 향상 회사명, 담당자명 등이 화면에 표시되어 스팸 오인을 줄이고 통화 연결 성공률 증가 • 업무 흐름 개선 미응답으로 인한 반복 발신, 업무 지연 등 감소. (공공기관, 병원, 금융, 보험, 법무법인 업종에 특히 유용) • 브랜드 신뢰도 강화 일관된 발신자 정보 노출로 고객에게 신뢰감있는 첫인상 제공 실제 도입 결과 국내 주요 3사 통신사(K*, SK*, L*U*) 기준, 병원·금융사·쇼핑몰 등 다양한 업종에서 해당 서비스를 도입한 후 미응답률이 30~50% 줄고, 고객 응답률은 20~50% 증가한 사례가 확인되었어요. 특히 전화 업무가 많은 업종이나 영업 부서 등에서 업무 효율성과 고객 만족도가 향상되었죠. 아톡비즈 레터링 서비스 특징 텍스트형과 이미지형 두 가지 방식을 모두 지원하며, 회사 대표번호는 물론 개인번호·영업 전용 번호에도 적용할 수 있어 활용 범위가 넓습니다. 이미지형 레터링 • 부서·업무·담당자·시간대·상황별로 '표시 내용' 맞춤 설정 • 배경 이미지, 로고, 발신자 정보 자유롭게 구성 • 기업 아이덴티티를 반영한 브랜드 이미지 강화 ▼ 이미지형 레터링 활용 예시 ▼ 통화 이후 추가 활용 이미지형 레터링은 단순 발신자 표시 뿐만 아니라 다양한 마케팅 접점으로 활용될 수 있는데요. • 통화 종료 후 만족도 조사 팝업 노출 • SNS·홈페이지 등 모바일 채널로 자연스러운 유입 유도 • 부재중 전화 시 자동 회신 유도 팝업 제공 노출된 번호를 클릭하면 바로 전화 연결이 가능해, 처음 접하는 고객에게도 별도의 안내 없이 편리하게 이용할 수 있다는 장점이 있습니다. 레터링 서비스는 업종에 구애받지 않고 전화를 자주 하는 기업이라면 필수적으로 필요한 솔루션인데요. 상대방이 전화를 받지 않는 것에 대한 불편함이 있었다면 이 서비스를 사용해보시는 건 어떨까요? 레터링 서비스에 대해 더 궁금한 사항이 있다면, 언제든지 문의 주세요! 담당 컨설턴트가 기업 맞춤 솔루션을 제공해드립니다~

회사 대표번호 ARS 설정하기 (문의/부서연결, 문자발송, 보이는ARS)

요즘 고객센터나 문의를 하기 위해 전화를 걸어보면 ARS 음성을 많이 들어볼 수 있을 거예요. 하지만 단순히 안내로 그치지 않고 문의별 또는 부서별로 안내를 해주고 선택할 수 있을 뿐만 아니라 통화 종료 후에 문자를 받을 수 있는 등 여러 설정이 가능하다는 것을 알 수 있을 거예요. 하지만 이 모든 게 ARS 하나로 가능하다는 사실 알고 계신가요? ARS는 음성뿐만 아니라 보이는ARS까지 같이 연결해 다양하게 구성이 가능합니다. 아톡비즈 ARS는 어떤식으로 구성할 수 있는지 확인해보세요 부서 또는 문의별 연결하기 전화를 걸었을 때 해당 기업 내 여러 부서가 있고 각 부서별로 전화 응대를 하고 있다면 1번은 기술지원, 2번은 고객센터 등으로 부서 연결을 설정할 수 있어요. ▶ 대표번호 > 부서별 안내 > 각 부서 내 상담원 순차연결 또 여러 문의가 복합적으로 들어올 경우 각 문의 유형별로 나누고 문의별로 상담원 연결을 설정하는 방법도 있습니다. ▶ 대표번호 > 문의별 안내 > 문의별 상담원 순차연결 하지만 각각 설정하기 보다도 두방법을 복합적으로 하여 ARS를 설정한다면 문의가 들어올 때 더 효율적으로 상담 진행을 할 수 있어요. ▶ 대표번호 > 문의별 안내 > 특정 문의 상담원 연결(시스템 내에서는 부서 순차연결) 자동 문자 발송하기 ARS를 통해 전화를 건 고객에게 자동 문자를 발송할 수 있어요. 1. 문자로 안내 – 음성 안내 없이 문자로 안내를 하겠다는 내용만 전달 후 통화 종료 2. 음성 안내 후 문자로 추가 안내 – 음성 안내 내용을 문자로 발송해 추가적으로 안내 3. 채팅상담 유도 – 전화상담이 어렵다는 음성 안내 후 발송되는 문자 내 채팅상담 링크로 상담을 유도 4. 상담 전 고정 항목 확인 문자 – 상담 전 이름, 구매일 등 고정적으로 확인이 필요한 내용을 템플릿으로 만들어 자동 발송(고객이 문자 회신 후 상담 진행) 5. 기타 채널 연결 문자 - 자사 채널을 여러 개 운영 중일 경우 고객이 혼동하지 않도록 채널 안내 보이는ARS 설정 또는 음성 ARS와 같이 설정하기 고객이 전화를 걸었을 때 안내 이후 보이는ARS로 전환되도록 설정할 수 있어요. 보이는ARS에는 음성과 같이 고객 선택에 따라 부서 연결 또는 문의별 연결로 되도록 설정할 수 있고, 음성 안내로는 어려운 페이지 연결도 가능해요. 하지만 어려움으로 인해 보이는ARS를 선호하지 않는 고객도 있고, 음성에서 전환되자마자 이탈하는 경우도 있어 이 경우 고객이 음성, 보이는ARS 중 선택하여 안내를 받을 수 있도록 설정을 할 수 있습니다. ▶ 대표번호 > 인사 및 안내 > 음성 / 보이는ARS 선택 > … ARS는 각 기업마다 설정 방법이 다르기 때문에 어떻게 구성하면 좋다라고 하기 어려워요. 통계를 확인하며 변경하는 곳도 있고 상담은 채팅으로만 진행하고자 하는 등 고객 문의에 대해서 어떻게 안내를 할건지에 따라서 달라요. 사전에 어떻게 시나리오를 구성하느냐에 따라 상담 만족도나 이탈률도 달라질 수 있으니 ARS 시나리오, 회사 업무 환경에 맞춰서 구성해보세요! *아톡비즈 ARS는 최초 설정 이후에도 시나리오를 변경할 수 있습니다

상담 기록, 요약, 분석을 쉽고 빠르게 'AI통화요약(STT)'

상담원이 통화와 동시에 메모를 작성하는 것은 집중력을 분산시키고, 자칫 중요한 고객의 요청 사항을 놓치는 원인이 되기도 합니다. 특히 고객 접점이 많은 마케팅이나 CS 부서에서는 이 기록 하나하나가 기업의 소중한 자산이 되는데요. 오늘은 번거로운 수동 기록에서 벗어나, 기술을 통해 상담 업무의 패러다임을 바꿀 수 있는 AI 통화요약(STT) 솔루션의 기능과 이를 실무에 어떻게 활용할 수 있는지 자세히 알아보겠습니다. 아톡비즈 AI통화요약(STT)는? 1. 음성 데이터를 디지털 자산으로, 자동 텍스트 변환(STT) 상담의 기본은 정확한 기록입니다. 하지만 모든 통화를 다시 듣기에는 시간이 부족하죠. 아톡비즈의 STT(Speech To Text) 기능을 활용하면 대화 내용이 빠르게 텍스트로 전환됩니다. - 구간 재생 및 시점 이동: 변환된 텍스트 중 특정 문장을 클릭하면 해당 음성 구간이 즉시 재생됩니다. 전체 녹취를 처음부터 들을 필요 없이 필요한 부분만 빠르게 들을 수 있습니다. - 자동 저장 시스템: 30초 이상의 유의미한 통화는 별도의 조작 없이도 텍스트로 저장되어, 누락 없는 데이터 기록이 가능합니다. 2. 업무 시간을 70% 단축하는 AI 핵심 요약 단순히 글자로 옮기는 것에 그치지 않고, AI가 문맥을 파악해 내용을 정리합니다. 이는 상담 후 처리 시간을 획기적으로 줄여줍니다. - 다각도 요약 제공: 전체 내용을 한 줄로 요약해주는 '한 줄 요약'부터 시간대별 핵심 주제, 주요 논점별 요약까지 상세하게 제공합니다. - CRM 연동: 아톡비즈 CRM 화면 내에서 고객 정보와 함께 요약본을 바로 확인할 수 있어, 다음 상담 시 이전 히스토리를 파악하는 속도가 비약적으로 빨라집니다. 3. 데이터 마케팅의 시작, 키워드 추출 및 검색 상담 데이터는 마케팅의 보고입니다. AI는 수많은 대화 속에서 고객이 반복적으로 언급한 단어를 스스로 찾아냅니다. - 키워드추출: 추출된 키워드를 통해 현재 고객들이 가장 궁금해하는 상품이나 불만을 느끼는 지점을 통계적으로 확인할 수 있습니다. - 검색: 특정 클레임이나 프로모션 관련 단어를 검색하여 해당 사례들만 모아 분석할 수 있어, 마케팅 전략 수립에 직접적인 도움을 줍니다. 4. 유연한 데이터 활용, 관리 및 다운로드 저장된 데이터는 기업 내 보고용이나 증빙용으로 자유롭게 활용할 수 있어야 합니다. - 다운로드: 음성 파일은 MP3로, 요약된 텍스트 데이터는 엑셀(Excel) 형태로 다운로드할 수 있습니다. - 품질 관리 최적화: 관리자는 엑셀로 추출된 상담 요약본을 통해 여러 상담원의 통화 내용을 한눈에 모니터링하고 가이드를 줄 수 있습니다. 5. CRM 내 다중 AI 요약 기록 CRM 상담이력 1건 안에 여러 개의 AI 통화 요약을 함께 관리할 수 있습니다. 이제 AI 요약을 비교하며 활용할 수 있습니다. - 다중 AI 요약 등록: 통화가 이루어질 때마다 해당 AI 요약이 아톡비즈 CRM 상담이력에 누적 등록됩니다. 고객과의 대화 흐름을 한 곳에서 한눈에 파악할 수 있습니다. - 통합 재요약: 여러 개의 AI 요약을 한 번에 재해석하여 하나의 요약으로 통합할 수 있습니다. 여러 차례에 걸친 상담 내용도 최종 결론 중심으로 깔끔하게 정리됩니다. 6. 채팅 상담도 AI로, 통합상담 AI 요약 전화 상담뿐 아니라 채팅을 통한 고객 대화도 이제 AI가 분석하고 요약합니다. 상담 채널이 달라도 동일한 수준의 기록 관리가 가능합니다. - 수동 AI 요약 생성: 상담원이 대화 종료를 판단하여 채팅방 하단의 AI 버튼을 클릭하면 해당 대화에 대한 AI 요약이 즉시 생성됩니다. 대화 흐름을 상담원이 직접 판단하므로 더욱 정확한 요약이 가능합니다. - 과거 대화 소급 요약: AI 요약 없이 넘어간 채팅방이 있다면, 메시지 History 탭에서 해당 대화를 클릭하면 AI 요약 아이콘이 표시되어 언제든지 소급하여 요약할 수 있습니다. - 요약 실행 기준: 하루 대화 내용이 500자 이상인 경우에만 AI 요약이 실행됩니다. 단순 인사나 짧은 문의는 제외되어 의미 있는 상담 데이터만 기록에 남습니다. 아톡비즈 솔루션을 통한 상담 환경 개선 방향 단순히 기능을 도입하는 것을 넘어, 기업 상황에 맞게 다음과 같이 활용해 보세요. - 이커머스 및 스타트업: 적은 인원으로 많은 CS를 처리해야 할 때, AI 요약 기능을 통해 반복되는 문의 유형을 자동 분류하고 응대 매뉴얼을 고도화할 수 있습니다. - 금융 및 부동산: 정확한 계약 사항이나 정보 전달이 필수적인 업종에서는 STT 기록을 법적 증빙 자료 보완 및 민원 방어 기제로 활용하여 리스크를 관리하세요. - 영업 및 마케팅: 상담 중 언급된 고객의 니즈(관심 상품, 예산 범위 등)를 키워드로 관리하여, 타겟팅된 재구매 유도 캠페인을 실행할 수 있습니다. 지금까지 살펴본 AI 통화요약 서비스는 상담원의 업무 피로도를 낮추는 동시에, 기업에는 정제된 고객 데이터를 제공하는 핵심 도구입니다. 상담 후 정리에 소요되던 70%의 시간을 이제는 고객과의 진정성 있는 소통과 전략 수립에 투자해 보시는 건 어떨까요? 우리 기업의 상담 품질을 한 단계 높이고 업무 효율을 극대화하고 싶다면, 아래 링크를 통해 맞춤형 컨설팅을 받아보세요.

전화기 한 대로 여러번호 사용하는 '패턴발신'

패턴발신 기능은 무엇인가요? 발신 번호에 특정 규칙(=패턴)을 설정하여, 발신 시 원하는 회사 번호로 자동 표시해주는 기능이에요. 여기서 패턴은 복잡한 것이 아닌, 66 또는 11과 같은 특정 숫자 패턴이 사용됩니다. 언제든지 를 함께 입력하여 통화 버튼을 누르면 원하는 회사 번호를 선택해 상대방에게 발신 할 수 있어요. 예시를 함께 볼까요? 만약 우리 회사가 사용하는 회사 대표 번호가 2가지라고 가정해 보겠습니다. - 첫번째 번호: 대표번호 1877-7103 → 기본으로 사용중인 번호 - 두번째 번호: 대표번호 1877-8280 → 패턴발신을 설정한 번호 스마트폰에서 이 두 번호를 필요 시 마다 번갈아가며 사용하기 위해 1877-8280 대표 번호에 패턴번호 11을 설정했습니다. 패턴발신 PC 화면 예시 패턴발신 모바일 회사전화 화면 예시 위와 같이 패턴번호 11을 사용한다면, 두번 째 이미지 오른쪽과 같이 1877-8280으로 번호가 발신 되는거죠. 다시말해 (11 + 상대 수신자 번호) 를 입력하면, 고객 핸드폰 수신 화면에는 원하는 대표 번호가 표시돼요. 아톡비즈 오피스,CRM과 함께 PC와 모바일을 연동하여 사용이 가능하기 때문에 사무실에서 뿐 아니라 외근, 재택근무 시에도 언제든지 원하는 회사 번호를 사용할 수 있다는 편리함 때문에 아톡비즈를 사용하시면서 함께 많이 문의하시고 도입하는 서비스 입니다. “하나의 전화기에서 여러 회사번호로 발신하고 싶어요.” “대표번호를 여러 개 사용하는데, 번호마다 전화기를 구매하기는 부담이에요.” → 이런 고민, 아톡비즈 패턴발신으로 간단하게 해결하고 싶다면 아래 배너를 눌러 온라인 간편문의 해보세요!

업무 전화 꼭 필요한 ‘녹취 기능’

녹취기능은 무엇인가요? ​녹취 기능은 고객과 상담원이 나눈 전화 통화 내용을 자동으로 저장해주는 기능이에요. 단순히 음성을 녹음하는 것뿐 아니라 언제 누구와 어떤 내용으로 통화했는지 상세하게 확인하고 관리할 수 있게 해주는 핵심적인 기능이라고 볼 수 있어요. 특히, 고객 상담, 예약, 계약, 안내 등의 전화가 많은 기업이라면 녹취는 선택이 아니라 필수적인 기능이라고 생각하시면 됩니다. 기업에서 녹취 기능이 꼭 필요한 이유는 무엇일까요? 1) 상담 분쟁 대응 가장 중요하고 현실적인 이유입니다. 고객과 상담하고 계약을 진행하는 과정에서 고객이 '안내를 못받았다', '그렇게 들은 적 없다'는 등의 사유로 분쟁이 발생했을 때, 녹취된 음성 파일은 가장 명확한 근거 자료가 될 수 있어요. 2) 상담 품질 관리 상담 품질은 단순히 콜 수나 처리 시간만으로는 측정하기 어려워요. 녹취된 음성파일을 직접 들어보면서 실제 응대 흐름, 말투, 안내 방식 등을 확인하면서 상담원 교육과 운영 기준을 세울 수 있어요. 3) 상담 기록 누락 방지 통화량이 많을수록 상담 후 메모를 누락하는 경우가 발생할 수 있어요. 바쁜 와중에 다음 전화를 처리하고 한 번에 상담 내용을 기록하려고 했다가 중요한 정보가 누락될 수 있어요. 이때 녹취가 있을 경우 이런 문제를 해결할 수 있어요. 4) 신규 상담원 교육 자료 실전 사례만큼 좋은 매뉴얼은 없어요. 실제 상담 내용이 녹음된 음성파일을 직접 들어보면서 교육을 받는다면 주의가 필요한 케이스를 미리 확인할 수 있어요. 현장 적응 속도가 훨씬 빨라질 수 있습니다. 아톡비즈 녹취 기능은? 1) 별도 관리자 페이지 제공 별도로 제공되는 관리자 페이지에서 상담원과 고객간 통화중 녹음된 음성파일을 청취하고 다운로드 받을 수 있어요. 2) PC, Mobile 아톡비즈는 PC뿐 아니라 모바일 어플을 다운 받아 사용이 가능해요. PC 및 모바일 어디서든 통화 후 통화 목록에서 바로 통화 내용을 다시 들어볼 수 있어 장소에 구애 받지 받고 관리할 수 있어요. 3) 안전한 녹취 파일 보안 녹취 파일은 단순 음성 파일이 아니라 고객 정보와 상담 내용이 포함된 민감한 데이터에요. 아톡비즈 녹취 기능은 녹취 생성 이후의 보관·전송·관리 과정까지 고려해 보안이 중요한 환경에서도 운영할 수 있어요. 암호화 기반의 안전한 전송 방식 SFTP 방식을 통해 안전한 녹취 파일 전송도 가능합니다. 전화 상담을 하다 보면 종종 고객과 분쟁이 발생할 수 있는데요. 그때 필요한 것은 상담원의 기억이 아니라 언제든 다시 확인할 수 있는 녹음 파일입니다. 녹취 기능은 상담 분쟁 대응, 상담 품질 관리, 상담원 교육까지 회사 운영을 안정적으로 만들어주는 필수 기능입니다. 이제 아톡비즈 녹취 기능을 통해 원활한 전화 상담을 시작하세요. 

콜백이란? 미스콜 방지, 회신 예약 서비스

고객 응대를 하다 보면 잠시 자리를 비울 때는 전화를 받지 못하는 일이 있죠. 또 점심시간이나 퇴근 후 등 업무 외 시간에도 응대가 불가 하기 때문에 고객 문의를 놓칠 수 있는데요, 고객의 문의를 놓치지 않는 가장 확실한 방법 중 하나인 '콜백' 서비스를 아시나요? 다른 고객을 응대하고 있는 바쁜 업무 중에 걸려온 고객의 전화나 업무 외 시간에 오는 연락들은 몇 건 안되겠지, 라고 생각할 수 있지만 한 건 한 건이 쌓여 연간 놓친 콜을 확인하면 꽤 많은 미스 콜이 발생하고 있다는 걸 알 수 있어요. 실제로 많은 기업들이 잠재 고객을 놓치고 있는데 이러한 문제를 해결해줄 수 있는 것이 바로 '콜백' 서비스에요. 그렇다면 콜백이 무엇인지 아래 내용을 통해 확인해보세요. 콜백(Callback)이란? 콜백은 고객이 전화를 걸었을 때, 상담원과 연결이 되지 않았을 때, 시스템이 고객의 전화번호를 등록하고 상담원이 상담이 가능할 때 고객에게 다시 전화를 걸 수 있는 서비스에요. 고객센터에 전화를 하면 "모든 상담원이 통화 중입니다. 잠시만 기다려주세요" 라는 음성 멘트와 같이 상담원이 상담을 마칠 때까지 대기를 해야 하는데 이런 대기 시간 없이 상담원으로부터 회신 전화를 받을 수 있습니다. 아톡비즈에서는 전화번호를 등록하는 걸 두 가지 방법으로 설정할 수 있는데 시스템에서 어떻게 등록을 하게 할 건지 설정에 따라 다를 수 있어요. 1. 자동 등록 : 상담원이 모두 통화 중일 경우 자동으로 번호를 시스템에 등록 2. 선택(수동) 등록 : 상담원이 모두 통화 중일 경우 발신자 번호 또는 고객이 직접 입력한 번호를 등록 2번의 등록 방법을 선택할 경우 고객은 본인이 전화를 받지 못할 상황을 미리 대비해 다른 사람이 상담을 받을 수 있도록 번호를 등록할 수 있다는 장점도 있어요. 아톡비즈 콜백 살펴보기 1. 콜백 접수시간 / 회신시간 부재중 전화가 발생한 일자와 시기를 표시해주며, 순차적으로 콜백 이력에 쌓여요. 부재중에 대한 콜 회신 시에는 회신시간을 같이 표시해줍니다. 2. 처리자 / 처리상태 콜 버튼 선택 시 자동으로 처리자명이 등록되며, 미지정에서 처리중으로 변경돼요. 상담을 마쳤을 때는 처리중에서 처리 완료로 변경할 수 있습니다. 3. 그룹명 표시 콜백 그룹을 생성하고 콜백이 활성화 되는 시간대에 들어오는 전화의 그룹명을 표시해요. - ex. 18:00 ~ 9:00 부재중 콜백 -> [업무외콜백] 표시 - ex. 12:00 ~ 1:00 부재중 콜백 -> [점심콜백] 표시 4. 상담원 할당 콜백 그룹에 할당된 상담원에게만 콜백 알림이 들어오며, 이력에 쌓여요. 할당되지 않은 상담원에게는 알림이 가지 않습니다. 모바일 콜백 아톡비즈 콜백은 모바일에서도 동일하게 적용이 되기 때문에 사무실에서 근무를 보는 상담원 뿐만 아니라 한 콜 한 콜이 중요한 영업사원에게도 매우 유용한 서비스에요. 외부에서도 모바일 알림을 확인하고 업무를 처리할 수 있으며, 처리상태를 공유할 수 있습니다. 콜백 서비스는 단순히 회신을 위한 서비스가 아닌 고객 경험을 개선하는 부분 중 하나라고도 할 수 있어요. 상담이 연결 되기까지 긴 대기시간을 기다리지 않아도 미리 회신을 주겠다는 안내를 줌으로써 고객의 불만도는 낮아지죠. 작은 변화가 고객의 만족도라는 큰 결과로 이어질 수 있으니 전화 응대를 하는 기업이라면 '콜백' 필수 입니다.