• 업종 분류: 협회/단체
• 고객사 규모: 업무전화 7대를 운영하는 사회복지 관련 협회
• 업무 환경: KT 전화 7대로 외부 전화를 함께 수신하고 있으며, 무료 앱으로 기본 안내멘트만 송출

■ 고객사의 주요 고민 (Pain Points)

• 모든 전화기가 함께 울리는 수신 방식
  외부 전화가 들어오면 여러 전화기가 동시에 또는 무작위로 울려, 문의 업무와 관계없는 담당자가 전화를 받는 상황이 발생하고 있습니다.
• 문의 유형별 안내와 연결의 어려움
  현재는 기본 안내멘트만 제공하고 있어 자격, 교육, 회원, 기타 문의를 구분하기 어렵습니다. 담당자가 전화를 받은 뒤 문의 내용을 확인하고 다시 안내하거나 전달해야 합니다.
• 안내멘트와 상담 현황 관리 필요
  업무에 따라 서로 다른 안내멘트를 제공하고, 운영 중에도 내용을 변경할 수 있어야 합니다. 전화량과 상담 현황을 확인할 수 있는 관리 기능도 필요합니다.

■ 아톡비즈 맞춤 해결 방안 (Solutions)

• [기존 번호 활용] 사용 중인 전화번호 유지
  현재 사용 중인 KT 번호를 아톡비즈로 번호이동해, 기존 번호 그대로 ARS와 전화 연결 기능을 이용할 수 있습니다.
• [ARS] 문의 업무에 따른 N단계 안내
  첫 번째 안내에서 자격, 교육, 회원, 기타 문의 중 필요한 업무를 선택하도록 구성합니다. 번호를 선택하면 해당 업무의 두 번째 안내멘트가 나온 뒤 담당자에게 연결되도록 설정할 수 있습니다.
  • 1번: 자격 관련 안내 후 담당자 연결
  • 2번: 교육 관련 안내 후 담당자 연결
  • 3번: 회원 관련 안내 후 담당자 연결
  • 4번: 노무 등 기타 문의 안내 후 담당자 연결
• [전화 연결 설정] 업무별 담당자에게 전화 분배
  선택한 문의 유형에 따라 해당 업무 담당자들의 전화기만 울리도록 설정할 수 있습니다. 여러 담당자에게 순서대로 연결하거나 동시에 전화가 울리도록 구성해 통화량이 많은 시간에도 전화를 나눠 받을 수 있습니다.
• [안내멘트 관리] 필요한 내용을 음성으로 바로 적용
  안내문을 입력하면 음성으로 변환해 ARS에 적용할 수 있습니다. 교육 일정이나 접수 기간처럼 자주 바뀌는 내용도 운영 중에 수정해 안내할 수 있습니다.
• [통계] 전화량과 상담 현황 확인
  날짜와 시간대별 전화량, 담당자별 통화 내역, ARS 번호 선택 현황 등을 확인할 수 있습니다. 문의가 집중되는 업무와 시간대를 파악해 담당자 배치와 전화 운영에 활용할 수 있습니다.

■ 도입 후 기대 효과 (Summary)

• 문의 유형별 담당자 연결
  자격, 교육, 회원, 기타 문의를 ARS에서 먼저 구분해 해당 업무 담당자에게 바로 연결할 수 있습니다.
• 반복 안내 업무 감소
  담당자 연결 전에 업무별 안내멘트를 제공해 반복적인 기본 설명을 줄이고 필요한 내용을 미리 전달할 수 있습니다.
• 협회 전화 운영 체계화
  여러 전화기로 들어오는 문의를 업무별로 나눠 받고, 전화량과 상담 현황을 확인해 보다 체계적으로 운영할 수 있습니다.