• 업종 분류: 세무법인
• 고객사 규모: 약 20명의 사용자가 업무전화를 사용하는 기업
• 업무 환경: 인터넷전화를 활용해 여러 직원이 업무전화를 사용하고 있으며, 대표번호 중심의 전화 응대 환경을 운영

■ 고객사의 주요 고민 (Pain Points)

• 여러 직원의 업무전화 관리
  약 20명의 직원이 각각 업무전화를 사용하면서도 고객에게는 대표번호를 중심으로 응대하고 있어, 직원별 전화와 전체 업무전화를 효율적으로 관리할 수 있는 환경이 필요합니다.
• 통화 가능한 직원에게 효율적인 전화 연결
  대표번호로 전화가 들어왔을 때 통화 중인 직원을 제외하고 응대 가능한 직원에게 연결하는 방식으로 운영하고 있어, 여러 직원이 함께 전화 업무를 처리할 수 있는 안정적인 수신 환경이 필요합니다.
• 고객정보와 상담 이력 관리
  전화 업무뿐만 아니라 고객정보와 상담 이력까지 체계적으로 관리할 필요가 있어, 업무전화와 고객관리 기능을 함께 활용할 수 있는 환경을 검토하고 있습니다.

■ 아톡비즈 맞춤 해결 방안 (Solutions)

• [그룹 수신] 통화 가능한 직원에게 대표전화 연결
  대표번호로 들어오는 전화를 그룹으로 구성된 직원에게 연결하고, 통화 중인 직원을 제외한 응대 가능한 직원이 전화를 받을 수 있도록 운영할 수 있습니다. (전화 응대 공백 약 20~40% 감소 기대)
• [대표번호 발신] 직원별 업무전화도 대표번호로 통일
  직원이 외부로 전화를 걸 때 개별 전화번호 대신 대표번호가 표시되도록 운영해 고객에게 일관된 회사 연락처를 제공할 수 있습니다. (발신번호 관리 편의성 향상)
• [CRM] 고객정보와 상담 이력 체계적 관리
  향후 CRM을 함께 활용하면 고객정보와 상담 이력을 체계적으로 관리하고, 담당자가 변경되거나 동일 고객이 다시 문의하는 경우에도 이전 상담 내용을 확인하며 업무를 이어갈 수 있습니다. (상담 이력 확인 시간 약 30~50% 단축 기대)

■ 도입 후 기대 효과 (Summary)

• 대표번호 중심의 전화 업무 체계화
  직원별 전화기를 운영하면서도 대표번호를 중심으로 수·발신 환경을 통일해 고객이 일관된 번호로 연락할 수 있도록 관리할 수 있습니다.
• 전화 응대 효율 향상
  통화 중인 직원을 제외하고 응대 가능한 직원에게 전화를 연결해 특정 직원에게 전화가 집중되는 상황을 줄이고, 여러 직원이 효율적으로 고객 전화를 대응할 수 있습니다.
• 고객관리 업무 체계화
  전화 업무에 CRM을 연계해 고객정보와 상담 이력을 함께 관리할 수 있어, 담당자별로 분산될 수 있는 고객관리 업무를 보다 체계적으로 운영할 수 있습니다.