• 업종 분류: 호텔
• 고객사 규모: 객실 및 부대시설을 운영하며 대표번호와 구내전화 시스템을 함께 사용하는 호텔
• 업무 환경: 구내 교환기와 기존 ARS 장비를 연동해 대표번호로 들어오는 고객 전화를 객실 및 내부 부서로 연결하는 방식으로 운영

■ 고객사의 주요 고민 (Pain Points)

• 부재중 전화의 반복 안내
  대표번호로 유입된 전화가 내부 전화로 연결된 후 일정 시간 동안 응답이 없으면 기존 ARS로 다시 연결되는 구조로 운영되고 있어, 고객에게 동일한 안내가 반복되는 문제가 발생하고 있습니다.
• 부재 고객의 연락처 확보 어려움
  호텔 담당자가 전화를 받지 못한 경우 고객이 직접 다시 연락해야 하는 상황이 발생할 수 있어, 부재중 문의를 놓치지 않고 고객의 연락처를 확보할 수 있는 콜백 관리 방식이 필요합니다.

■ 아톡비즈 맞춤 해결 방안 (Solutions)

• [ARS] 부재중 고객의 콜백 요청 유도
  내부 전화로 연결된 후 일정 시간 동안 응답이 없을 경우 고객에게 콜백 안내를 제공하고, 고객이 전화번호를 입력해 다시 연락받을 수 있도록 구성하는 방식으로 부재중 문의를 관리할 수 있습니다. (부재중 문의 관리 효율 향상)
• [콜백 관리] 고객이 남긴 전화번호 확인
  고객이 안내에 따라 전화번호를 입력하면 해당 정보를 확인할 수 있도록 구성해, 담당자가 부재중 전화를 일일이 확인하거나 고객의 재연락을 기다리지 않고 후속 연락을 진행할 수 있습니다. (콜백 확인 및 후속 대응 시간 약 30~50% 단축 기대)
• [대표번호 연계] 기존 전화 업무 환경을 활용한 서비스 구성
  기존 대표번호와 구내전화 환경을 기반으로 필요한 전화 흐름을 구성해 기존 전화번호를 변경하지 않고도 부재중 고객에 대한 콜백 관리 체계를 마련할 수 있습니다. (기존 전화 환경 변경 부담 감소)

■ 도입 후 기대 효과 (Summary)

• 부재중 문의 관리 효율 향상
  내부 담당자가 전화를 받지 못한 경우에도 고객에게 콜백 방법을 안내해 부재중 문의를 놓치지 않고 후속 대응할 수 있습니다.
• 고객 연락처 확보 간소화
  고객이 직접 전화번호를 입력하는 방식으로 콜백 정보를 확보해 담당자가 고객의 연락처를 별도로 확인하거나 다시 요청하는 과정을 줄일 수 있습니다.
• 반복 안내 구조 개선
  기존처럼 응답이 없을 때 ARS 안내가 반복되는 대신 부재 상황에 맞는 콜백 안내를 제공해 고객이 원하는 방식으로 후속 상담을 받을 수 있는 전화 환경을 구성할 수 있습니다.