공공기관에 유입되는 끝없는 민원, 어떻게 해결하고 계신가요?

공공기관에서는 잦은 민원 전화로 인해, 체계적인 솔루션을 도입하지 않으면 업무에 차질이 발생하기도 하는데요.

공공기관/ 협회/ 비영리단체 등의 실제 문의 내용을 보면, 다음과 같은 애로사항을 겪고 있습니다.

❌ "업무 시간에는 문의 안내, 업무 시간 외에는 영업 종료 멘트가 송출되길 원해요."

❌ "ARS에서 고객이 선택한 항목에 따라 바로 담당자가 연결되도록 설정하고 싶어요."

❌ "외부에서도 사내 전화가 사용되고, 거래처에 연락할 때에는 대표번호로 노출되었으면 좋겠어요."

그럼 이와 같은 불편 사항을 어떻게 해결할 수 있을까요?

스마트폰 회사전화와 ARS 자동음성안내만으로 해결 가능합니다.

1. 스마트폰 회사전화

사무실 전화를 핸드폰으로 착신해 사용하는 경우, 수신 시에는 스마트폰으로 업무 전화를 받을 수 있지만

발신할 경우에는 개인 번호가 노출되어 사생활이 침해되는 상황이 발생합니다. 

아톡비즈를 이용한다면 스마트폰을 통해 대표번호로 수·발신이 가능하여 모바일을 통한 업무 전화가 가능합니다.

따라서 외근이나 출장, 심지어 해외에 있는 경우에도 개인번호 노출 없이 업무 전화로 사용 가능합니다.

2. ARS 자동음성안내

ARS는 통화 연결음 대신 음성을 송출할 수 있는 기능이며, 24시간 내내 공백 없이 응대가 가능하여 기관의 신뢰도를 높일 수 있습니다.

또한 고객 문의를 자동으로 분류해주며, 고객별/ 부서별 담당자에게 자동으로 연결해줍니다.

심지어 단순 · 반복 문의는 ARS 음성이나 문자를 통해 자동으로 민원 응대가 가능하여 상담원 연결 없이 고객의 민원을 해결할 수 있습니다.

3. 레터링 서비스

고객의 민원 전화를 수신하는 경우도 있지만, 공공기관에서 고객에게 직접 발신하는 경우도 많을텐데요.

최근 모르는 번호를 받지 않는 사람이 증가하면서 고객들의 부재율도 높아지고 있습니다.

레터링 서비스를 통해 민원인들이 스팸으로 오해하지 않도록 수신화면에 기관명을 명확하게 표시하여 공식적인 기관이라는 신뢰를 줄 수 있습니다.

텍스트형, 이미지형 모두 제공하며 기관 대표번호 혹은 업무용 010 번호에 모두 적용 가능합니다.

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다양한 민원을 짜르게 해결하기 위해서는 체계적인 솔루션이 뒤따라야 합니다.

아톡비즈 솔루션을 통해 업무 효율을 높여보세요!